Lo que estoy utilizando para implementar GTD

Voy a aprovechar que se cumple un mes desde que empecé a utilizar este método de organización personal para contar como lo he implementado (aún de forma imperfecta, he de reconocerlo) y hablar un poco del software  Thinking Rock, que me sirve de apoyo, contestando así un comentario de Yoriento.

En el despacho he colocado tres bandejas de plástico apiladas. La de arriba está etiquetada como “Bandeja de Entrada”, la del medio como “Do ASAP” y la de más abajo como “Delegar”. Tengo siempre a mano dos pilas de carpetas tamaño A4 de cartón y de plástico transparente y me hice con una etiquetadora, así como con un taco de papel de notas de 10 x 10 centímetros y otro de postits. He librado un cajón grande para colocar carpetas de proyectos organizadas alfabeticamente, y he reservado un directorio en la memoria USB en el que llevo a todos lados el archivo del Thinking Rock, en el que creo subcarpetas para archivar documentos en soporte informático.

Como instrumento de recopilación fuera de la oficina utilizo un cuaderno y fichas de cartulina, en la oficina tengo la bandeja de entrada física y la del correo electrónico.No utilizo por ahora el “Collect Thougths” del Thinking Rock como elemento de recopilación, las pantallas en las que más me muevo son las de revisar proyectos y revisar acciones. La información que se puede recopilar en Thinking Rock por proyecto ayuda a tenerlo planificado según el modelo de planificación natural de David Allen (propósito vision, brainstorming, organización y un adicional y practiquísimo apartado para notas). Cada proyecto puede asociarse a un tema o tópico y yo así lo hago. Según mi punto de vista aquí falta el poder aplicar filtros por tópico, así como un buscador y un contador de proyectos abiertos.

En cuanto a las acciones en Thinking Rock, tenemos un apartado para señalar cual sería el éxito en esa acción y clasificaciones por contexto, tópico, tiempo, energía y prioridad (sólo utilizo contexto y tópico). La pantalla de filtrado de acciones permite obtener rapidamente un listado de, por ejemplo, documentos a redactar (un  contexto que he definido) del ámbito profesional (en base a una selección multiple de tópicos), o un listado de llamadas telefonicas a realizar de caracter personal. Las anotaciones realizadas en este programa se exportan automaticamente a un calendario de google, y de allí se sincronizan con Outlook.

Me siento más productivo con GTD, aunque me queda mucho por mejorar en su implementación, y tengo una sensación muy curiosa: creo que estoy complentando más acciones que nunca, al mismo tiempo, me parece que son también más que nunca las acciones pendientes acumuladas.En este preciso momento contabilizo 296 próximas acciones pendientes, de las cuales 113 están delegadas. Las realizadas hasta la fecha son 196.

16 comments to Lo que estoy utilizando para implementar GTD

  • Un post muy interesante. No sé si te he entendido bien con lo de la bandeja “Delegar”. Para David Allen delegar es eso, delegar. Tú delegas y te olvidas. La delegación se debe hacer en tiempo real al procesar, luego no necesitarías una bandeja…
    ¿No será que en esa bandeja tienes temas que están “a la espera” de que alguien haga algo para que tú puedas seguir adelante con ello? En ese caso sería una bandeja “a la espera” (waiting for), no “delegar”. Bueno, igual me he metido donde no me importa pero me ha llamado la atención.
    Lo de las próximas acciones tómatelo con calma. Yo suelo cerrar unas 400 por mes y suelo tener unas 800-1000 en mis listas (incluyendo las algún día/tal vez) :-)
    JM

  • Bueno, lo de las 1.000 me tranquiliza: cuantas mas anoto más inmanejables me parecen, pero el Thinkin Rock va aguantando.

    Lo de delegar en tiempo real para mí es complicado. Cuando voy procesando la bandeja de entrada, y tengo algún elemento para delegar que no se puede enviar por mail (si se puede enviar por mail lo envío inmediatamente), marco con un post it lo esencial de la delegación y la persona a quien se lo entregaré, lo meto en la carpeta, y sigo procesando. En un momento posterior, agrupo por personas las acciones a delegar, me reuno con ellas, y utilizando el recordatorio del post its explico la tarea.

    Muchas gracias por el comentario.

  • Muchas gracias por el articulo basado en tu experiencia. Precisamente ya tengo el libro de GTD, gracias a José Miguel, así que a ver si me aplico ;-)

    1000 próximas acciones? jajajjaja Impresionante. No sé si me anima o me desanima a usar GTD, que conste :P

  • David

    Hola a todos,

    Ya que en este post se plantea la experiencia de uso del Thinking Rock, me gustaría planteros una inquietud.
    Me dispongo en breve a arrancar un proyecto para mi universidad, que se basará en la creación de una aplicación on-line enfocada a la gestión de tareas siguiendo la metodología GTD(Getting hings done)(http://es.wikipedia.org/wiki/GTD)

    Como funciones complementarias, estamos tanteando la posibilidad de incluir dos funcionalidades añadidas:

    1-Funcionalidades de time tracking, para calcular el tiempo que se le dedica a cada tarea
    2-Ampliar la herramienta para poder gestionar las tareas entre un grupo de trabajo, definiendo diferentes roles en la herramienta(administrador, operador, etc…)

    El fin de este post es captar vuestra opinión referente a carencias que os habeis encontrado en este tipo de aplicaciones ya existentes y que se podrían incluir en nuestra aplicación.
    Queremos saber que os falta y que os sobra en este tipo de aplicaciones para poder realizar una aplicación los mas completa y usable posible.

    No queremos centrarnos únicamente en nuestras preferencias, por lo tanto valoraremos muchisimo vuestra aportación y vuestras opiniones la respecto.

    Muchas gracias por vuestra colaboración.

  • David, antes de nada, gracias por utilizar mi blog para hacer la consulta a través de tu comentario, y espero que nos mantengas informado de la evolución de ese proyecto, pinta bien.

    Te daré mi opinión personal: lo que más me gusta de Thinking Rock es que se ciñe mucho al método GTD, recomendaría un par de profundas lecturas del libro de Allen a todos los que fueran a trabajar en ese proyecto.

    El “time trackin” no lo echo de menos. Sí me gustaría que el TR facilitase datos de proyectos abiertos, clasificados por topics, y datos sobre acciones creadas, acciones eliminadas y acciones pendientes (principalmente para controlar si cerramos más acciones que abrimos o al revés).

    Tratar de convertir GTD en una herramienta de trabajo en equipo me parece complejo, pero no carece de interés. Yo he realido pruebas compartiendo el TR con un equipo. Para mí las claves son:
    – mostrar los datos siempre en primera persona del usuario: una misma acción puede ser DO ASAP para el usuario A y delegada para el usuario B
    – Los roles tendrían que ser a nivel de proyecto: el que crea un proyecto puede invitar a otros a trabajar en él, y por tanto a anotar y completar acciones
    -Muy importante las acciones delegadas, si se delegan a otros usuarios de la herramienta, sería interesante reflejar la aceptación de la delegación
    -En TR falta la posibilidad de filtrar acciones delegadas por “a quien se delegó”, sería muy util, antes de una reunión con X, obtener manualmente un listado para repasar ttenas,

    PD::mantennos informado de la evolución del proyecto

  • Paco

    El tema de delegar me lleva de cabeza, si delegas como controlas lo que has delegado, yo es que paso más tiempo en esos controles que delegando simplemente. Según he leido, delegas y te olvidas…. eso como se hace???
    Gracias por las respuestas

  • Estevo Raposo

    Hola Paco, gracias por el comentario.

    Según el método GTD, debes de tener una lista de acciones delegadas, para poder hacer un seguimiento de las mismas. Con lo de “delegas y te olvidas”, creo que José Miguel quiso decir que una vez que delegas, entregas el material que sea a quien recibe la delegación (por eso el no veía necesidad de una bandeja), y ese asunto deja de consumir recursos en tu cerebro, por que sabes que está en manos de otra persona.

    De las 338 acciones pendientes que tengo ahora, 129 están delegadas. Yo, personalmente, anoto las acciones delegadas, asociadas a su proyecto correspondiente en el Thinking Rock, y reviso asiduamente esa lista. El TR me permite verlas ordenadas por varios campos, y son especialmente útiles:
    – persona a quien se delegó
    – fecha de creación de la acción (que para mí es la fecha de la delegación)
    – tema

    En ciertos asuntos, al delegar la acción incluyo una fecha de seguimiento, que es fácil de exportar a google calendar.

  • Paco

    Estimado Estevo, muchas gracias por las aclaraciones, me pondré manos a la obra e iré compartiendo dudas y descubrimientos

  • Paco

    Sigo con el estudio de GTD y me surgen, como es normal, muchas dudas, Si utilizas Thinking Rock hay alguna forma de integrarlo con Outlook, que de momento es mi gestor de correo, agenda, etc, etc.

  • Damian

    Estimados, estoy probando el TR, pero no logro hacerlo funcionar con el Outlook. Alguno de ustedes sabe como hacerlo? Saludos.

  • Santiago

    Cuando delegas una tarea o actividad debes controlar si se realiza o no y de que modo: plazos, formas, … si no lo que estás es abdicando, que es diferente.

    Efectivamente, delegar bien es muy complejo y requiere seguimiento. Para ello es muy importante marcar plazos de finalización y reportes intermedios

  • […] Desde el 5 de agosto de este año, está disponible la traducción al español para el software de GTD que utilizo a diario: Thinking Rock. […]

  • En lugar de la memoria USB podriais utilizar http://www.dropbox.com con 2GB gratis. Yo tengo 50G de pago por 90 usd al año y es perfecto para tener sincronizado en internet y en todos los ordenadores que quieras todos tus datos. Es un “mis documentos” en todos los sitios a la vez.

  • Estevo Raposo

    Es cierto Juan Carlos, muy buen consejo. Yo ahora lo uso, como contaba en este otro post: Herramientas gratis

  • Hola, estoy sumamente interesado en aplicar este método, en especial desde el software en español.
    Baje el programa desde los enlaces que colocas en tu blog pero no existe la posibilidad de cambiarlo a español. Puedes ayudarme?

  • Hola Estevo, primero de todo, felicidades por el artículo, aunque lo leo bastante tarde ya, por la fecha que tiene.
    A mí me pasaba que aunque me organizara el tiempo, siempre me faltaba, y no sabía por donde se me escapaba. También a veces procrastinaba un poco, lo que tampoco ayuda.
    Al final encontré ‘mi gallina de los huevos de oro’. Vamos, en mi caso lo solucioné con un programa que se llama Workmeter, y que a parte de gestionar tareas, mide la productividad cuando trabajas con ordenador. A partir de ahí, como te crea un perfil productivo, puedes ver como utilizas tu tiempo, a que proyectos, reuniones, interrupciones, etc. Vamos, hace un mapa de cómo trabajas, y así puedes volver a encontrar tu rumbo.
    De todos modos, a cada maestrillo, su librillo.
    De nuevo, enhorabuena por tu artículo.

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