Voy a aprovechar que se cumple un mes desde que empecé a utilizar este método de organización personal para contar como lo he implementado (aún de forma imperfecta, he de reconocerlo) y hablar un poco del software  Thinking Rock, que me sirve de apoyo, contestando así un comentario de Yoriento.

En el despacho he colocado tres bandejas de plástico apiladas. La de arriba está etiquetada como “Bandeja de Entrada”, la del medio como “Do ASAP” y la de más abajo como “Delegar”. Tengo siempre a mano dos pilas de carpetas tamaño A4 de cartón y de plástico transparente y me hice con una etiquetadora, así como con un taco de papel de notas de 10 x 10 centímetros y otro de postits. He librado un cajón grande para colocar carpetas de proyectos organizadas alfabeticamente, y he reservado un directorio en la memoria USB en el que llevo a todos lados el archivo del Thinking Rock, en el que creo subcarpetas para archivar documentos en soporte informático.

Como instrumento de recopilación fuera de la oficina utilizo un cuaderno y fichas de cartulina, en la oficina tengo la bandeja de entrada física y la del correo electrónico.No utilizo por ahora el “Collect Thougths” del Thinking Rock como elemento de recopilación, las pantallas en las que más me muevo son las de revisar proyectos y revisar acciones. La información que se puede recopilar en Thinking Rock por proyecto ayuda a tenerlo planificado según el modelo de planificación natural de David Allen (propósito vision, brainstorming, organización y un adicional y practiquísimo apartado para notas). Cada proyecto puede asociarse a un tema o tópico y yo así lo hago. Según mi punto de vista aquí falta el poder aplicar filtros por tópico, así como un buscador y un contador de proyectos abiertos.

En cuanto a las acciones en Thinking Rock, tenemos un apartado para señalar cual sería el éxito en esa acción y clasificaciones por contexto, tópico, tiempo, energía y prioridad (sólo utilizo contexto y tópico). La pantalla de filtrado de acciones permite obtener rapidamente un listado de, por ejemplo, documentos a redactar (un  contexto que he definido) del ámbito profesional (en base a una selección multiple de tópicos), o un listado de llamadas telefonicas a realizar de caracter personal. Las anotaciones realizadas en este programa se exportan automaticamente a un calendario de google, y de allí se sincronizan con Outlook.

Me siento más productivo con GTD, aunque me queda mucho por mejorar en su implementación, y tengo una sensación muy curiosa: creo que estoy complentando más acciones que nunca, al mismo tiempo, me parece que son también más que nunca las acciones pendientes acumuladas.En este preciso momento contabilizo 296 próximas acciones pendientes, de las cuales 113 están delegadas. Las realizadas hasta la fecha son 196.