Rematando de releer el famoso libro de David Allen, Organízate con eficacia, me puse a practicar el tan mentado método que explica en él: GTD o Getting things done.

Llené mi bandeja de entrada con todo lo pendiente que había en mi despacho y otros sitios,  y lo procesé decidiendo si requería una próxima acción y cual, o si no necesitaba acción y era material de consulta, o se podía desechar.

Luego, con la inestimable ayuda del software gratuíto Thinking Rock, organicé las acciones pendientes en proyectos y listas por contexto, recojiendo también algunos proyectos para el futuro en la categoría “Algún día/tal vez”. Ayer intenté un “repaso semanal“.

Después de esta experiencia, la sensación es en general positiva, y percibo que con GTD consigo que todos mis proyectos avancen con menos esfuerzo y menos desgaste. El trabajar siguiendo este método me mantiene centrado en las acciones, con lo que la procastinación casi desaparece: estuve siempre haciendo, recopilando, u organizando próximas acciones. A modo de autocrítica, enumero los errores que cometí respecto a la aplicación ideal del método:

• No me centré todo lo que debiera en la recopilación inicial; en lugar de reservar un día entero, dediqué distintos huecos durante unos dos días y medio, no interrumpí mi actividad normal. Si lo hubiera hecho, la recopilación habría sido más exhaustiva  y no tendría ahora acciones pendientes como tengo que son “ordenar el cajón del despacho”, por que cuando lleve a cabo esa acción me encontraré sin duda más “cosas” para procesar
• Confundir acciones con proyectos: a medida que anotaba próximas acciones, caí en la cuenta de que algunas eran demasiado complejas y que en realidad necesitaban de varios pasos. Afortunadamente, el Thinking Rock incopora la opción de “convertir en proyecto” para las acciones
• Limitarme a anotar el proyecto. Considero que, una vez creado el proyecto, lo ideal sería dedicar unos minutos a aplicar lo que Allen llama la “planificación natural”, y pensar en el propósito, la visión, hacer algo de brainstorming…
• Repaso semanal apresurado e incompleto. Creo que el repaso semanal debe consistir en ver proyecto a proyecto, seleccionando proximas acciones para los que estén sin ninguna, y repasando lo que acabo de comentar (propósito, visión, brainstorming…), en lugar de eso, y por no haber reservado el tiempo suficiente, me limité a leer la lista de proyectos con proximas acciones y marcar como realizada alguna que tenía erroneamente como pendiente, así como enviar algún recordatorio a personas de mi entorno que tenían “acciones delegadas”
• No clasifiqué mi material de consulta, me limité a amontonarlo (y por cierto, que es un buen montón, más bien dos de unos 50 cm. cada uno), basicamente por que aún no creé ese archivo para material de consulta. De este modo, toda esa información, no clasificada y amorfa, resulta inservible y recurrirá de un buen segmento de tiempo para estar donde y como debe estar.