Colapso de tareas pendientes

Hace unos días que perdí “el hilo” de mis tareas habituales, a miles de kilómetros de “la zona” descrita por David Allen, y con la mente como agua, pero turbia. Para dar una idea concreta del estado de mi sistema de productividad personal, algunos datos:

  • 481 tareas pendientes identificadas, después de “purgarlas” intensivamente descartando en torno al 10%
  • 98 proyectos, 25 de ellos en vía muerta (sin acciones pendientes identificadas)
  • 35 correos en la bandeja de entrada sin procesar
  • una bandeja física rebosando de documentación pendiente de procesar
  • un par de días con la sensación de no saber que hacer, y dedicándome a tareas de poco valor, notándome “sobrepasado” por lo pendiente.

Por ese principio en el que creo firmemente de que, no hay mal que por bien no venga, trataré de aprender algo sobre este colapso anti productivo en el que estoy.

Es probable que no sea capaz de identificar los errores cometidos , pero si es seguro que algunos de ellos son estos:

  • Repaso semanal incompleto y discontinuado: he dejado pasar más de un viernes sin hacer un repaso semanal, y los que he hecho, no estaban bien, ahora creo que los requisitos que debo exigirles a mis repasos semanales son:
    • que queden vacías todas las bandejas de entrada
    • que no quede ni un solo proyecto sin una próxima acción identificada
    • ineludibles, ni un solo viernes puede quedar sin repaso semanal
  • Material de consulta desorganizado: en mi despacho, una gran superficie plana, sobre dos archivadores, acumula montones de revistas y documentos que no forman parte de los proyectos, pero que consideré interesante guardar. La apariencia de desorden y caos, y la dificultad de encontrar cualquier documento relevante son una complicación añadida.
  • Acciones pendientes mal documentadas: he estado revisando el thinking rock con espíritu crítico, y he visto que, en general, las próximas acciones están mal documentadas, muchas veces no indican la prioridad, o el contexto, y utilizo una próxima acción para recopilar “pensamientos”, o proyectos (en la descripción de la acción voy anotando las acciones hechas y pendientes). Esto hace inservible la lista de acciones: no puedo filtrarlas por contexto, por que, con las prisas de tomar nota no lo he anotado, y aparecen entremezcladas, “cosas”, que no son acciones
  • Ausencia en general de disciplina aplicando GTD: carpetas de proyectos finalizados mezcladas con proyectos en curso, acciones finalizadas que figuran en la listas como pendientes, correo de hace semana que se queda en la bandeja de entrada de correo electrónico como recordatorio, en lugar de ser encuadrado como acción o proyecto, etc.

Pienso dedicar estos días de vacaciones a releer a Allen, volver a centrarme en los principios y el significado de la metodología GTD, y veremos que se me ocurre para volver a “la zona” y recuperar las riendas de mi sistema.

11 comments to Colapso de tareas pendientes

  • Saludos:
    Creo que a todos en algún momento nos ha sucedido lo que a ti.
    Considero que es una mezcla de agobio por la gran cantidad de tareas que tenemos pendientes con un poco de desmotivación por llevarlas a cabo. Termina por ser una mezcla explosiva.
    Me encanta tu forma de escribir.
    Un saludo desde el Rincon de la Psicologia

  • Yo recibo tus escritos en el reader .
    Lo que te pasa a ti es lo que nos ha pasado a todos ( Creo ) en algun momento.
    En mi caso te indicare lo que he hecho a traves de mi propio sistema y que a mi me ha dado resultado.
    te lo escibire en uno de mis blog y lo hare poco a poco ( de trabajar 25 horas diarias he pasado a ser el mas vago/perezoso ) y asi servira para ( por fin ) escribir mi metodo de MySN = Metodos y Sistemas Normalizados.(
    http://metodosysistemasnormalizados.blogspot.com/ ) utilizado en su dia manualmente y que ahora lo he desarrollado en la nube.

  • En el grupo de empresas que trabajaba , habia profesionales que venian de distitas empresas , distintas universidades , distintas edades y sobre todo distintOS PERFILES.
    Por ello para mi era …..
    seguire en
    http://mnagendaperpetua.blogspot.com/2009/12/distintas-empresas-distintas.html

    y a medida que pueda .

  • No se si será la primera vez, pero seguro no será la última que te suceda ;-)

    GTD requiere mucha disciplina, y todavía no conozco a nadie que no haya caído en el hoyo. Lo importante no es caer, sino saber salir con garbo y ganas renovadas. ¡Animo!

  • Estevo Raposo

    Gracias por vuestros comentarios. Sí me había sucedido más veces, pero no desde que empecé con gtd.
    Lo que hace un mes era para mi un perfecto sistema de organización personal, acabó revelandose como una gran chapuza. Ahora toca identificar errores, resolverlos y ponerse las pilas para tachar ítems en la enorme lista de próximas acciones.

  • Me remuerde la conciencia …
    en mis comentarios anteriores os indicaba que yo habia solucionado ese problema y ( muchos mas ) os remitia a mi grupo de blogs en donde indicaba que iria desarrollando mi sistema…. mi sistema lo tenia MANUAL ( con agenda) y una vez retirado lo he pasado a la web2 , ahora solo me falta TRANSMITIRLO ….
    Soy un carroza que ahora retirado me he hecho un vago .. y ademas tengo nietos ( son mi prioridad) por ello no puedo cumplir con lo que indique .
    Por ello os emplazo a que os rss a mi blog
    http://metodosysistemasnormalizados.blogspot.com/
    y asi recibais lo que voy poniendo de mi metodo.
    NOTA : antes era muy cumplidor y un perfeccionista … ahora SOY NORMAL , por eso “LA DISCULPA” … queda dicho y escrito …

  • Por cierto …
    He leido mucho/bastante ( al principio ) sobre GTD , me parecia muy interesante , pero a medida que avanzaba me he dado cuenta de que es UN ESCRITO sobre la organizacion personal MUY AMBIGUO y GENERALISTA.
    El problema del “aprovechamiento del tiempo” es tan viejo como lo es la gestion … el problema lo empezo atener el primer humano cuando tuvo que SIMULTANEAR la caza , la agricultura , la conservacion de los alimentos … en una palabra todo lo que un jefe de tribu tenia que hacer …
    GTD son conceptos (REPITO) generalistas … que hay que desarrollar MAS y ajustar a la actualidad “ACTUAL” .

  • […] hace mucho, contaba en este blog mi experiencia de colapso productivo. No es que lo haya solventado, pero he tomado unas cuantas medidas que me han hecho sentir que […]

  • […] Muchas gracias por tu visita!No hace mucho, contaba en este blog mi experiencia de colapso productivo. No es que lo haya solventado, pero he tomado unas cuantas medidas que me han hecho sentir que […]

  • Maria

    Es el mal del siglo. ¿pero no crees que te convendría un software que pudiera solucionar este tema? He leído bastante sobre el tema porque me interesa muchísimo y he visto que existen varios, pero uno que tiene una pinta excepcional y que voy leyendo que realmente soluciona este problema. Igual valdría la pena que tu también le echaras un ojo. Se llama workmeter ¿has oído hablar de él? Gracias. Saludos.

  • […] veces que dediqué una entrada a mi propia productividad fue en diciembre de 2009, y la titulé Collapso de tareas pendientes. El título de esta entrada de hoy, bien podría ser el mismo: me encuentro en una situación […]

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