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No hace mucho, contaba en este blog mi experiencia de colapso productivo. No es que lo haya solventado, pero he tomado unas cuantas medidas que me han hecho sentir que recupero el control. Desde luego, que las medidas se resumen en hacer bien lo que antes hacÃa mal, y no son extrapolables a cualquiera que tenga problemas con el GTD; quiero decir con esto que el propósito de este post no es prescribir un método para repara cualquier GTD (¡ojalá lo tuviera!), sino contar mi experiencia, por si sirve a alguien. Estas son las medidas adoptadas:
- Repasar mis proyectos, estableciendo para todos y cada uno de ellos un “propósitoâ€, una “visión†y un nivel de prioridad. Para establecer el propósito respondo a la pregunta ¿qué me mueve a acometer este proyecto?, ¿qué es lo que en realidad quiero conseguir?. La visión la determino pensando en cosas concretas que me traerá el proyecto acabado. Para la prioridad, he usado una escala de cuatro niveles:
- Imprescindible, catástrofe irremediable si no lo hago
- Necesario, graves consecuencias si no se lleva a cabo
- Aconsejable, es mejor hacerlo
- Da igual
- Vaciar las bandejas de entrada. Todos los correos electrónicos procesados, y la bandeja de entrada fÃsica totalmente vacÃa me ayudaron realmente a recuperar la sensación de control. Creo que uno de los errores más grandes que cometà en lo que a GTD se refiere, es dejar acumular elementos en la bandeja de entrada fÃsica o electrónica, pasando semanas enteras sin vaciarla.
- Asegurarme de que todos mis proyectos tienen, al menos, una acción pendiente. Para aquellos que no la tenÃan, dos alternativas: o establecerla, o pasarlos a “Algún dÃa tal vezâ€.
En realidad, esto no es más que un buen repaso semanal. Ahora me queda pendiente:
- Revisar todas las próximas acciones, para asegurarme de que cada una tiene establecido contexto y prioridad
- Clasificar el material de consulta, tanto el de papel como el digital, que ahora son masas informes
- Purgar los archivos de proyectos, para eliminar carpetas y directorios que se refieren a proyectos cerrados
Por si alguien está con los propósitos del 2010, aquà dejo una ficha de elaboración propia (y deudora de Brian Tracy) para el establecimiento de objetivos personales. A continuación explico como rellenarla,
- ¿Qué quiero conseguir?. Descripción del objetivo. El primer paso es describir el objetivo, debemos de hacerlo en positivo, usando el verbo presente, y la primera persona singular, como si ya lo hubiéramos conseguido.(Ejemplo: impulsar en mi empresa la implantación de un software de tipo ERP que proporcione datos fiables de costes a nivel de linea de pedido)
- Referencia del objetivo. Poner una referencia breve a cada objetivo, facilita luego referirse a ellos (por ejemplo, para indicar que proyectos personales están relacionados con cada objetivo), asà por ejemplo, utilizo 3 letras para indicar el área de la vida, y dos dÃgitos numéricos: NYP01 es Objetivo 1, Negocios y profesión.
- TÃtulo del objetivo. Después de haberlo descrito, lo titulamos resumiendo en tres o cuatro palabras la descripción: “Estar en formaâ€, “Implantar ERP.â€
- ¿Cuando estará logrado?. Desde el principio debemos determinar qué resultados esperamos de la consecución del objetivo, y qué cosas concretas nos indicarán que hemos tenido éxito, describámoslas como si las estuviéramos viendo. Repasar esta visión del objetivo logrado servirá de motivación.
- Factores crÃticos dé éxito. Un factor crÃtico de éxito es un conjunto de circunstancias que influyen en el cumplimiento de objetivo, son las causas que, si fallan, impedirán que cumplamos con nuestro objetivo. Por ejemplo, si el objetivo es perder peso, los factores crÃticos de éxito serán “alimentación adecuada†y “ejercicio fÃsicoâ€. Se trata de desgranar un objetivo en varios factores crÃticos de éxito, y luego centrarse en cada uno de ellos.
- Conocimientos y habilidades. Quizás adquirir nuevos conocimientos o habilidades nos ayuden en nuestra lucha por adquirir el obejtivo, por ejemplo, para el objetivo de implantar el ERP, podrÃamos enumerar: “gestión de proyectosâ€, “gestión del cambioâ€, “funcionamiento del nuevo ERPâ€, etc.
- Hábitos. Nuevos hábitos que debamos adquirir y que nos van a ayudar en la consecución del objetivo, si estamos hablando de alcanzar nuestro peso ideal, los hábitos podrÃan ser “cenar frugalmenteâ€, “beber mucha aguaâ€, “ir caminando al trabajo…â€
- Actividades diarias. La acción lo es todo ¿qué pequeña cosa podemos hacer cada dÃa y que resulten más convenientes para lograr este objetivo?.
- Acciones. o hitos, pasos intermedios que tendremos que dar de camino al objetivo final, por ejemplo, en el ejemplo de “Implantar un ERPâ€, las acciones podrÃan ser “seleccionar ERPâ€, “formar equipo del proyectoâ€, “comprobar requerimientos hardwareâ€, etc.
Cuanto más ambicioso y complejo sea el objetivo, más ayuda haberlo desmenuzado de esta forma.
En poco menos de una tarde se lee ¡Delega!, un modelo para crear equipos de alto rendimiento. Este libro, de 94 páginas, publicado por Empresa Activa con ISBN 8495787776 y escrito por Donna M. Genett. Para exponer los principios básicos de una buena delegación, la autora utiliza un relato protagonizado por los primos James y Jones, iguales en todo, casi gemelos, hasta que los dos llegan a ejecutivos y uno aprende a delegar eficazmente (Jones) y otro no (James), esto hace que Jones triunfe en su vida personal y familiar (llega temprano a a casa, está con su familia, hace deporte, su equipo en el trabajo cosecha éxito tras éxito y está formado por personas que disfrutan con lo que hacen…) mientras que James se dirige al abismo (no se relaciona con su familia por falta de tiempo, su salud se resiente por el stress, y no se entiende con su equipo). Para definir la delegación, unas palabras del personaje Jones:
Analizo los puntos fuertes y el potencial de cada uno de los miembros de mi equipo, y también tengo en cuenta sus intereses personales y sus objetivos. Discuto estos temas con cada uno de ellos y trato de repartir el trabajo en función de las conclusiones. Yo delego.
Todo cambia cuando James aprende y aplica los principios de un delegación eficaz, resumidos en 6 pasos.
- Prepararse con antelación. Antes de delegar una tarea, debemos reflexionar sobre ella, y en especial, sobre cual es el resultado final que esperamos obtener cuando esté finalizada.
- Definir claramente y explicar cada tarea. Hay que se explÃcito, y asegurarse de que la otra persona comprende lo que se le dice, pidiéndole que repita lo que entendió.
- Determinar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea, y comunicarlos, como un aspecto más de la tarea delegada.
- Definir los niveles de autoridad que el delegado puede emplear en su tarea. Podemos distinguir tres niveles de autoridad, y hay que determinar cual de ellos es el que se atribuye a la persona que se delega la tarea, estos tres niveles son:
- Autoridad para hacer recomendaciones. Esta se confiere cuando lo que se espera que haga quien recibe la delegación es darnos sus impresiones para que nosotros tomemos una decisión.
- Autoridad para informar y poner en marcha. El que recibe la delegación, nos informa antes de emprender ninguna acción, asà pueden detectarse problemas potenciales.
- Autoridad para actuar. Se confiere toda la autoridad para actuar en relación con el proyecto.
- Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Para confirmar que todo marcha en la dirección correcta, y con más frecuencia al principio, para espaciarlas luego.
- Convocar una sesión de revisión, para comprobar tres cosas:lo que ha ido bien, lo que se puede mejorar, y lo que hemos aprendido, escuchando las impresiones del que recibió la delegación, y dando también las del que delegó.
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