|
|
Hace unos meses, en una maravillosa y larga sobremesa, intenté explicar a un amigo los fundamentos del sistema GTD, haciendo hincapié en la cuestión de contar con una lista de próximas acciones clasificadas por contexto y prioridad. Le llamó poderosamente la atención, y en cierto modo le pareció una excentricidad, que tuviera identificadas casi 500 próximas acciones. He vuelto a verlo este fin de semana y, tras preguntarme por el número de acciones en la lista (sin muchos cambios desde nuestro último encuentro, 483), me dijo:
No es posible que tengas bajo control una lista de 500 cosas, debes de hacer como los procesadores: tener un buffer de tamaño limitado.
Enseguida comprendà la idea, y me pareció brillante, de esas que te hacen exclamar ¿cómo no lo habÃa pensado antes?. Si hubiera tenido este concepto claro desde el principio de la implantación de GTD, me habrÃa evitado algún disgusto.
En informática, un buffer de datos es una ubicación de la memoria reservada para el almacenamiento temporal de información mientras está esperando ser procesada. En un sistema de organización personal, podrÃamos llamar buffer al listado de próximas acciones que están esperando a ser completadas, y deberÃa tener un tamaño limitado.
Voy a intentar trabajar con un buffer limitado de 500 acciones pendientes, que distribuiré del siguiente modo:
- 150 acciones “Do ASAPâ€, para hacer cuanto antes (ASAP, As Soon As Posible)
- 150 acciones en estado “Inactivoâ€, deben hacerse, pero no por ahora
- 200 acciones delegadas, o encomendadas a otras personas
Como no quiero que se me escape nada importante, espero que esta limitación que me acabo de imponer me sirva de aliciente para:
- Ser muy selectivo con lo que añado a la lista de acciones pendientes
- Hacer, hacer y completar acciones de la lista.
No hace mucho, contaba en este blog mi experiencia de colapso productivo. No es que lo haya solventado, pero he tomado unas cuantas medidas que me han hecho sentir que recupero el control. Desde luego, que las medidas se resumen en hacer bien lo que antes hacÃa mal, y no son extrapolables a cualquiera que tenga problemas con el GTD; quiero decir con esto que el propósito de este post no es prescribir un método para repara cualquier GTD (¡ojalá lo tuviera!), sino contar mi experiencia, por si sirve a alguien. Estas son las medidas adoptadas:
- Repasar mis proyectos, estableciendo para todos y cada uno de ellos un “propósitoâ€, una “visión†y un nivel de prioridad. Para establecer el propósito respondo a la pregunta ¿qué me mueve a acometer este proyecto?, ¿qué es lo que en realidad quiero conseguir?. La visión la determino pensando en cosas concretas que me traerá el proyecto acabado. Para la prioridad, he usado una escala de cuatro niveles:
- Imprescindible, catástrofe irremediable si no lo hago
- Necesario, graves consecuencias si no se lleva a cabo
- Aconsejable, es mejor hacerlo
- Da igual
- Vaciar las bandejas de entrada. Todos los correos electrónicos procesados, y la bandeja de entrada fÃsica totalmente vacÃa me ayudaron realmente a recuperar la sensación de control. Creo que uno de los errores más grandes que cometà en lo que a GTD se refiere, es dejar acumular elementos en la bandeja de entrada fÃsica o electrónica, pasando semanas enteras sin vaciarla.
- Asegurarme de que todos mis proyectos tienen, al menos, una acción pendiente. Para aquellos que no la tenÃan, dos alternativas: o establecerla, o pasarlos a “Algún dÃa tal vezâ€.
En realidad, esto no es más que un buen repaso semanal. Ahora me queda pendiente:
- Revisar todas las próximas acciones, para asegurarme de que cada una tiene establecido contexto y prioridad
- Clasificar el material de consulta, tanto el de papel como el digital, que ahora son masas informes
- Purgar los archivos de proyectos, para eliminar carpetas y directorios que se refieren a proyectos cerrados
Por si alguien está con los propósitos del 2010, aquà dejo una ficha de elaboración propia (y deudora de Brian Tracy) para el establecimiento de objetivos personales. A continuación explico como rellenarla,
- ¿Qué quiero conseguir?. Descripción del objetivo. El primer paso es describir el objetivo, debemos de hacerlo en positivo, usando el verbo presente, y la primera persona singular, como si ya lo hubiéramos conseguido.(Ejemplo: impulsar en mi empresa la implantación de un software de tipo ERP que proporcione datos fiables de costes a nivel de linea de pedido)
- Referencia del objetivo. Poner una referencia breve a cada objetivo, facilita luego referirse a ellos (por ejemplo, para indicar que proyectos personales están relacionados con cada objetivo), asà por ejemplo, utilizo 3 letras para indicar el área de la vida, y dos dÃgitos numéricos: NYP01 es Objetivo 1, Negocios y profesión.
- TÃtulo del objetivo. Después de haberlo descrito, lo titulamos resumiendo en tres o cuatro palabras la descripción: “Estar en formaâ€, “Implantar ERP.â€
- ¿Cuando estará logrado?. Desde el principio debemos determinar qué resultados esperamos de la consecución del objetivo, y qué cosas concretas nos indicarán que hemos tenido éxito, describámoslas como si las estuviéramos viendo. Repasar esta visión del objetivo logrado servirá de motivación.
- Factores crÃticos dé éxito. Un factor crÃtico de éxito es un conjunto de circunstancias que influyen en el cumplimiento de objetivo, son las causas que, si fallan, impedirán que cumplamos con nuestro objetivo. Por ejemplo, si el objetivo es perder peso, los factores crÃticos de éxito serán “alimentación adecuada†y “ejercicio fÃsicoâ€. Se trata de desgranar un objetivo en varios factores crÃticos de éxito, y luego centrarse en cada uno de ellos.
- Conocimientos y habilidades. Quizás adquirir nuevos conocimientos o habilidades nos ayuden en nuestra lucha por adquirir el obejtivo, por ejemplo, para el objetivo de implantar el ERP, podrÃamos enumerar: “gestión de proyectosâ€, “gestión del cambioâ€, “funcionamiento del nuevo ERPâ€, etc.
- Hábitos. Nuevos hábitos que debamos adquirir y que nos van a ayudar en la consecución del objetivo, si estamos hablando de alcanzar nuestro peso ideal, los hábitos podrÃan ser “cenar frugalmenteâ€, “beber mucha aguaâ€, “ir caminando al trabajo…â€
- Actividades diarias. La acción lo es todo ¿qué pequeña cosa podemos hacer cada dÃa y que resulten más convenientes para lograr este objetivo?.
- Acciones. o hitos, pasos intermedios que tendremos que dar de camino al objetivo final, por ejemplo, en el ejemplo de “Implantar un ERPâ€, las acciones podrÃan ser “seleccionar ERPâ€, “formar equipo del proyectoâ€, “comprobar requerimientos hardwareâ€, etc.
Cuanto más ambicioso y complejo sea el objetivo, más ayuda haberlo desmenuzado de esta forma.
|
|
