Hace unos meses, en una maravillosa y larga sobremesa, intenté explicar a un amigo los fundamentos del sistema GTD, haciendo hincapié en la cuestión de contar con una lista de próximas acciones clasificadas por contexto y prioridad. Le llamó poderosamente la atención, y en cierto modo le pareció una excentricidad, que tuviera identificadas casi 500 próximas acciones. He vuelto a verlo este fin de semana y, tras preguntarme por el número de acciones en la lista (sin muchos cambios desde nuestro último encuentro, 483), me dijo:
No es posible que tengas bajo control una lista de 500 cosas, debes de hacer como los procesadores: tener un buffer de tamaño limitado.
Enseguida comprendà la idea, y me pareció brillante, de esas que te hacen exclamar ¿cómo no lo habÃa pensado antes?. Si hubiera tenido este concepto claro desde el principio de la implantación de GTD, me habrÃa evitado algún disgusto.
En informática, un buffer de datos es una ubicación de la memoria reservada para el almacenamiento temporal de información mientras está esperando ser procesada. En un sistema de organización personal, podrÃamos llamar buffer al listado de próximas acciones que están esperando a ser completadas, y deberÃa tener un tamaño limitado.
Voy a intentar trabajar con un buffer limitado de 500 acciones pendientes, que distribuiré del siguiente modo:
- 150 acciones “Do ASAPâ€, para hacer cuanto antes (ASAP, As Soon As Posible)
- 150 acciones en estado “Inactivoâ€, deben hacerse, pero no por ahora
- 200 acciones delegadas, o encomendadas a otras personas
Como no quiero que se me escape nada importante, espero que esta limitación que me acabo de imponer me sirva de aliciente para:
- Ser muy selectivo con lo que añado a la lista de acciones pendientes
- Hacer, hacer y completar acciones de la lista.
Las acciones «inactivas» en realidad van en la lista «algún dÃa, tal vez».
Hola Catriel. Gracias por la visita y el comentario.
En realidad, yo mantengo las dos listas:
– en un dÃa/tal vez, tengo proyectos y acciones futuras que me gustarÃa acometer algún dÃa, pero no tengo la certeza de poder llevar a cabo, o aún no es el momento de emprenderlas
– las próximas acciones en estado «inactivo», están dentro de su proyecto (o unas pocas en la lista de acciones no asociadas a proyecto, «single actions»), y tendrán que ser hechas inexcusablemente, pero es imposible hacerlas ahora por diversos motivos, por ejemplo, puedo crear un nuevo proyecto: «Instalar red inalambrica en casa», y crear como próximas acciones u na que sea «elegir y comprar 1 router y 2 puntos de acceso» y otra acción «instalar 1 router y 2 puntos de acceso», y tener como inactiva la instalación, porque hasta que no los haya comprado, no los puedo instalar.
En mi opinión, las acciones inactivas en realidad no deberÃan ser acciones en la lista de siguientes acciones. A lo sumo deberÃan aparecer en la documentación del proyecto (si usas un software, en el campo notas de la entrada correspondiente al proyecto). Ese serÃa el buffer de acciones inactivas. Después, según se fueran activando las deberÃas pasar a lista de acciones siguientes.
En cuanto al buffer de acciones delegadas, ¿no es eso la lista «Waiting for» o «A la espera»?
En realidad, «sólo» tendrÃas 150 acciones en la lista de siguientes acciones, las que denominas «DO ASAP» (imagino que agrupadas por contextos, lo que simplifica todavÃa mucho más la gestión).
Gracias por la visita y el comentario, Jero.
Las acciones con estado «inactivas» las tengo en el software Thinking Rock, asociadas a cada proyecto, asÃ, cuando pasan a convertirse en verdaderas «próximas acciones», solo tengo que cambiarles el estado de «Inactiva» a «Do ASAP», aunque usualmente, en ese momento reviso también el contexto. En el ejemplo que puse antes, en cuanto comprase el router y los puntos de acceso, y marque la acción como finalizada en el Thinking Rock, me pasaré a la acción de «Instalar 1 router y 2 puntos de acceso», y la marcaré como «Do ASAP». En la práctica es como dices, van pasando a la lista de acciones siguientes según se vayan activando, mientras no les presto mucha atención.
Acciones delegadas son, efectivamente, las acciones a la espera, y sÃ, sobre lo que habrá que centrarse será sobre esas 150 acciones siguientes, clasificadas por contexto y prioridad.