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La formación continua es para Brian Tracy uno de los 21 secretos para hacerse millonario, y para Steven Covey, el séptimo hábito: afilar el hacha. En palabras de Denis Waitley: El aprendizaje continuado es el requisito mÃnimo para alcanzar el éxito en cualquier campo.
El aprender, además de hacernos ejercitar nuestra mente, que es igual que un músculo, y funciona mejor cuanto más trabajo le demos, es un camino hacia el éxito: tanto para promocionarnos en el actual trabajo, como para obtener uno mejor, o para conseguir el primero.
Una de las alternativas para aprender continuamente, es la formación a distancia, y aunque hay una oferta amplia en este sentido, este post lo patrocina el Instituto Americano a través de Zync. Esta institución lleva más de 75 años dedicándose a ser proveedor de todo tipo de cursos a distancia (concretamente, desde 1932) y ya ha formado a más de 300.000 personas. Esto hay que tenerlo en cuenta, por que finalizado el curso, contaremos con un diploma acreditativo de una institución conocida por muchos y prestigiosa, y que en muchos casos trae consigo un tÃtulo oficial de formación profesional de grado superior, reconocido por el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. Aunque el catálogo de cursos disponible es muy amplio, en esta ocasión tengo que destacar el curso de Técnico Superior en Secretariado. Este curso permite a los que lo realicen obtener y poner en práctica los conocimientos necesarios para entender la organización de una empresa, cómo funcionan sus distintos departamentos, las técnicas de comunicación, los sistemas de clasificación y archivo de documentos…
Además, permite adquirir las siguientes habilidades concretas:
- Redacción de documentos e informes
- Organización de reuniones, eventos, viajes
- Control de facturas, movimientos de cuentas bancarias, conocimiento y aplicación del Plan General de Contabilidad.
- Dominio del paquete Office, herramienta imprescindible en cualquier empresa: procesador de textos, base de datos, hoja de cálculo, correo electrónico, buscadores…
- Base de lengua inglesa y francesa.
En el, para mà imprescindible, libro de Stephen R. Covey Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, antes de entrar en materia con el desarrollo y explicación de cada uno de los siete hábitos, el autor explica con detalle tres ideas muy poderosas:
- carácter vs. personalidad,
- el concepto de paradigma
- y el “equilibro P/CPâ€.
Aquà voy a tratar de resumir esta última.
“P†es la abreviatura de producción y “CP†se refiere a la capacidad de producción, asà que hablamos del equilibrio entre la producción y la capacidad de producción.
Todos conocemos la historia de la gallina de los huevos de oro, una fábula de Esopo que transcribo:
TenÃa cierto hombre una gallina que cada dÃa ponÃa un huevo de oro. Creyendo encontrar en las entrañas de la gallina una gran masa de oro, la mató; mas, al abrirla, vio que por dentro era igual a las demás gallinas. De modo que, impaciente por conseguir de una vez gran cantidad de riqueza, se privó él mismo del fruto abundante que la gallina le daba.
En este cuento, “P†o producción son los huevos de oro, y “CP†o capacidad de producción, es la gallina. Si nos centramos en los huevos y olvidamos la gallina (lo que hizo el propietario de la fábula), pronto nos encontramos privados de los medios que producen aquellos huevos. Si nos centramos en la capacidad de producción y no prestamos atención a la producción, limitándonos a cuidar la gallina sin recoger los huevos, nos encontraremos al cabo de poco tiempo sin dinero para comer y alimentar a la gallina. La efectividad consiste en obtener los huevos (P) sin descuidar a la gallina (CP).
Para trasladar este principio a las relaciones humanas, lo mejor es pensar en la educación de los hijos. “P†o el resultado deseado son las actitudes positivas que esperamos obtener de nuestros niños, y “CP†son los niños mismos y nuestra relación con ellos. Centrarnos únicamente en “P†nos llevará a una actitud autoritaria (amenazas, gritos para conseguir lo que se quiere del niño), que dañará la relación padre-hijo, pensar solo en “CPâ€, dará lugar a una actitud excesivamente permisiva. El equilibrio P/CP está en tratar de obtener esos resultados por medio del diálogo y la persuasión.
Voy a aprovechar que se cumple un mes desde que empecé a utilizar este método de organización personal para contar como lo he implementado (aún de forma imperfecta, he de reconocerlo) y hablar un poco del software Thinking Rock, que me sirve de apoyo, contestando asà un comentario de Yoriento.
En el despacho he colocado tres bandejas de plástico apiladas. La de arriba está etiquetada como “Bandeja de Entradaâ€, la del medio como “Do ASAP†y la de más abajo como “Delegarâ€. Tengo siempre a mano dos pilas de carpetas tamaño A4 de cartón y de plástico transparente y me hice con una etiquetadora, asà como con un taco de papel de notas de 10 x 10 centÃmetros y otro de postits. He librado un cajón grande para colocar carpetas de proyectos organizadas alfabeticamente, y he reservado un directorio en la memoria USB en el que llevo a todos lados el archivo del Thinking Rock, en el que creo subcarpetas para archivar documentos en soporte informático.
Como instrumento de recopilación fuera de la oficina utilizo un cuaderno y fichas de cartulina, en la oficina tengo la bandeja de entrada fÃsica y la del correo electrónico.No utilizo por ahora el “Collect Thougths†del Thinking Rock como elemento de recopilación, las pantallas en las que más me muevo son las de revisar proyectos y revisar acciones. La información que se puede recopilar en Thinking Rock por proyecto ayuda a tenerlo planificado según el modelo de planificación natural de David Allen (propósito vision, brainstorming, organización y un adicional y practiquÃsimo apartado para notas). Cada proyecto puede asociarse a un tema o tópico y yo asà lo hago. Según mi punto de vista aquà falta el poder aplicar filtros por tópico, asà como un buscador y un contador de proyectos abiertos.
En cuanto a las acciones en Thinking Rock, tenemos un apartado para señalar cual serÃa el éxito en esa acción y clasificaciones por contexto, tópico, tiempo, energÃa y prioridad (sólo utilizo contexto y tópico). La pantalla de filtrado de acciones permite obtener rapidamente un listado de, por ejemplo, documentos a redactar (un contexto que he definido) del ámbito profesional (en base a una selección multiple de tópicos), o un listado de llamadas telefonicas a realizar de caracter personal. Las anotaciones realizadas en este programa se exportan automaticamente a un calendario de google, y de allà se sincronizan con Outlook.
Me siento más productivo con GTD, aunque me queda mucho por mejorar en su implementación, y tengo una sensación muy curiosa: creo que estoy complentando más acciones que nunca, al mismo tiempo, me parece que son también más que nunca las acciones pendientes acumuladas.En este preciso momento contabilizo 296 próximas acciones pendientes, de las cuales 113 están delegadas. Las realizadas hasta la fecha son 196.
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