Desde que, a principios de este año que ahora acaba, adopté GTD como método de organización personal, abandoné la costumbre de elaborar listas de tareas cada noche para llevar a cabo al dÃa siguiente. Casi un año más tarde, todavÃa echo en falta esa costumbre, y descubro leyendo a El Gachupas, que hay quien hacer compatible una lista de tareas priorizadas para el dÃa siguiente con GTD, tengo que planteármelo.
Pero a lo que vamos.
Por seguir con la serie de principios de eficacia personal, de Brian Tracy, voy a resumir en este post esta sencilla técnica de priorización de tareas pendientes. Para aplicarla, basta tomar un papel al final de la jornada, y hacer una lista de las tareas a acometer al dÃa siguiente (o al comienzo del dÃa, antes de empezar a trabajar). Con la lista elaborada, escribimos una A, B, C, D o E delante de cada tarea:
- A. Tareas muy importantes, deben hacerse, en caso de no llevarse a cabo las consecuencias serán graves. Yo las llamaba Imprescindibles.
- B. Tareas que hay que hacer, pero las consecuencias en caso de abandono serán solo leves: alguien tendrá un inconveniente o se molestará. PodrÃan llamarse Necesarias.
- C. Algo que serÃa agradable hacer, pero dejarla pendiente no traerá consecuencias. Esta clase de tareas no tienen efectos sobre nuestro trabajo. Estas son las Aconsejables.
- D. Tareas delegables.
- E. Se pueden eliminar sin que importe lo más mÃnimo. Prescindibles.
Si tenemos varias A (que es lo que va a suceder, me temo), debemos repasarlas para priorizarlas, para tener tareas A1, A2, A3, etc. Al ponernos a trabajar con una lista de tareas asà clasificada, debemos concentrarnos en la A1, y luego en la A2 y no empezar ninguna tarea B, hasta que no hayamos terminado todas las A. Según Tracy, empezar el dÃa acabando tareas importantes y valiosas nos servirá de motivación para entregarnos al trabajo.
Muchas gracias por tu mención, Estevo
ConocÃa el método ABCDE, y siempre me ha parecido demasiado complicado. ¿Por qué separar las tareas importantes en dos listas A y B, si de todos modos tienes/quieres hacerlas todas? ¿Y para qué hacer una lista de tareas delegables, o prescindibles, todos los dÃas?
En GTD, esta clasificación sólo se hace una vez, en el momento en que eres consciente de esa tarea. Punto.
En general, planificar por adelantado las tareas que no son importantes es una pérdida de tiempo y muy poco productivo, pues nunca podrás tener en cuenta la realidad del momento. Es más rápido, efectivo y funcional tener sólo una lista de tareas importantes, y rellenar el tiempo restante con las tareas menos importantes tomadas de las listas contextuales de GTD, según el tiempo disponible y tu nivel de energÃa en ese instante.
Además, creo que emplear sólo una lista te puede ayudar a ser más constante en la preparación de tu trabajo del dÃa siguiente
Yo lo apliqué una temporada, ya digo, antes de empezar con GTD, y lo que saqué en limpio fue la coletilla que le ponÃa en lugar de la letra (imprescindible, necesario…) que ahora utilizo al añadirla en la lista de acciones pendientes. Al crear una acción, además de clasificarla como Do Asap, A la espera (delegada) o Inactiva (voy a tener que hacerla, pero no por ahora) y marcar la prioridad, procuro poner el tema, la energÃa requerida y el contexto. Luego con Thinking Rock u otro software se puede filtrar por uno o varios de esos criterios para obtener listas de acciones adecuadas al momento concreto.
Gracias por tu comentario!!
Saludos:
La idea es genial, el problema radica en aprender a poner las tareas según su orden de importancia porque si alguien está suficientemente liado como para tener tantas actividades a la vez es porque, evidentemente, no sabe cuáles son impresscindibles y cuales no.
También he escrito sobre el tema, les dejo la dirección por si quieren pasarse:
http://rincon-psicologia.blogspot.com/2009/12/como-ser-eficientes.html
Saludos desde el Rincon de la Psicologia