Los seis pasos de la delegación eficaz

En poco menos de una tarde se lee ¡Delega!, un modelo para crear equipos de alto rendimiento. Este libro, de 94 páginas, publicado por Empresa Activa con ISBN 8495787776 y escrito por Donna M. Genett. Para exponer los principios básicos de una buena delegación, la autora utiliza un relato protagonizado por los primos James y Jones, iguales en todo, casi gemelos, hasta que los dos llegan a ejecutivos y uno aprende a delegar eficazmente (Jones) y otro no (James), esto hace que Jones triunfe en su vida personal y familiar (llega temprano a a casa, está con su familia, hace deporte, su equipo en el trabajo cosecha éxito tras éxito y está formado por personas que disfrutan con lo que hacen…) mientras que James se dirige al abismo (no se relaciona con su familia por falta de tiempo, su salud se resiente por el stress, y no se entiende con su equipo). Para definir la delegación,  unas palabras del personaje Jones:

Analizo los puntos fuertes  y el potencial de cada uno de los miembros de mi equipo, y también tengo en cuenta sus intereses personales y sus objetivos. Discuto estos temas con cada uno de ellos y trato de repartir el trabajo en función de las conclusiones. Yo delego.

Todo cambia cuando James aprende y aplica los principios de un delegación eficaz, resumidos en 6 pasos.

  1. Prepararse con antelación. Antes de delegar una tarea, debemos reflexionar sobre ella, y en especial, sobre cual es el resultado final que esperamos obtener cuando esté finalizada.
  2. Definir claramente y explicar cada tarea. Hay que se explícito, y asegurarse de que la otra persona comprende lo que se le dice, pidiéndole que repita lo que entendió.
  3. Determinar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea, y comunicarlos, como un aspecto más de la tarea delegada.
  4. Definir los niveles de autoridad que el delegado puede emplear en su tarea. Podemos distinguir tres niveles de autoridad, y hay que determinar cual de ellos es el que se atribuye a la persona que se delega la tarea, estos tres niveles son:
    • Autoridad para hacer recomendaciones. Esta se confiere cuando lo que se espera que haga quien recibe la delegación es darnos sus impresiones para que nosotros tomemos una decisión.
    • Autoridad para informar y poner en marcha. El que recibe la delegación, nos informa antes de emprender ninguna acción, así pueden detectarse problemas potenciales.
    • Autoridad para actuar. Se confiere toda la autoridad para actuar en relación con el proyecto.
  5. Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Para confirmar que todo marcha en la dirección correcta, y con más frecuencia al principio, para espaciarlas luego.
  6. Convocar una sesión de revisión, para comprobar tres cosas:lo que ha ido bien, lo que se puede mejorar, y lo que hemos aprendido, escuchando las impresiones del que recibió la delegación, y dando también las del que delegó.

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