Archivo de seguimiento, en adelanto o en suspenso

Voy a describir un sistema de archivo que he adoptado hace poco tiempo, y que es útil para volver a documentos u otros elementos físicos en una fecha concreta: aquel recibo que hay que pagar justo el día 5, la confirmación de asistencia a una reunión que hay que realizar dos días antes de la misma, unas participaciones de lotería que hay que comprobar si están premiadas después del sorteo,etc.

Se necesitan cuarenta y tres carpetas colgantes:

• 31 rotuladas del 1 al 31
• 12 rotuladas de enero a febrero

Ahora necesitamos un bastidor o un cajón para situar las carpetas. Primero se colocán las carpetas de los días (del 1 al 31) comenzando por la siguiente al día de hoy: si hoy es 21, la primera será la 22, hasta la 31. A continuación estará la carpeta mensual del mes siguiente al actual; si empezaramos hoy, la carpeta que colocaríamos detrás del 31 sería la de julio, y después, las carpetas colgantes diarias, del 1 a la 21 y, por último, las carpetas mensuales de agosto, a junio.

Ahora, a medida que llegen a nuestra mesa documentos que necesitaremos un día concreto (por ejemplo el 29 de junio, 0 el 8 de agosto), lo meteremos en la carpeta correspondiente (la número 29 o la del mes agosto). Es obvio que resulta imprescindible revisar este sistema a diario, y a principios de mes, distribuir todo el contenido de la carpeta mensual en las carpetas diarias.

Esta versión concreta del archivo de seguimiento está tomada de David Allen, que la decribe en Organízate con eficacia.