Por eso de estar enterado de lo que se cuece en GTD, he probado Nozbe. Una aplicación web basada en GTD que permite que todas nuestras tareas y proyectos estén on line y soporta la integración con Dropbox y Evernote.

Cuenta con una versión gratuita, y diversos planes de contratación. Este es el resumen:

La cuenta gratuita, con solo 6 proyectos y un mega de almacenamiento es claramente insuficiente para sacarle todo el partido y trabajar diariamente (solo 6 proyectos simultáneos), pero sirve para ver como es Nozbe y decidir si le sacaríamos provecho a la opción de pago.

Proyectos

Hay dos formas de categorizar los proyectos: con etiquetas (en el momento de crearlo) y colores (en el apartado info). Yo usaría los colores para las 7 grandes áreas que manejo y pondría al menos tres etiquetas breves por proyecto. En este apartado Nozbe le gana claramente la partida a mi herramienta actual, donde únicamente puedo categorizar por temas y no existe luego la posibilidad de filtrar por ese campo.

Acciones

Las acciones, entre otras cosas,  pueden marcarse con estrellas (yo lo utilizaría para las especialmente relevantes) y asociarlas a un contexto (que nosotros mismos podemos definir)

Resumiendo

Nozbe es una herramienta realmente potente, con una interfaz grafica muy agradable de usar e intuitivita. A pesar de estar on line, permite tener una copia de seguridad de todo en modo local(con Chrome o Safari), y trabajar con tus acciones y proyectos off line, para que luego se sincronicen con Nozbe.

Lo que menos me gusta es el planteamiento que hace de las acciones delegadas: solo puedes delegar acciones a otros usuarios de Nozbe, y son ellos los que la marcan como hechas. Eso no me encaja: muchas veces marco acciones como delegadas a organismos públicos que deben emitir una resolución por un expediente que yo he iniciado, o a personas que carecen de correo electrónico. También hecho en falta la existencia de subproyectos.

Lo que más me gusta es tener localizados todos los archivos y notas asociados a un proyecto (almacenamiento en Nozbe o Dropbox).

En el sitio web de Nozbe están disponibles varios videos que explican con mucho más detalle su funcionamiento.

Son todas gratuitas.

Evernote (http://evernote.com) es la extensión perfecta para tu cerebro, permite archivar texto, pdf, notas de voz, imágenes y tenerlo disponible desde cualquier dispositivo: hay aplicación para Blackberry, Windows Mobile, iPhone e iPod Touch (y más). Las formas que yo uso para añadir y consultar notas son: la página web, el programa para Blackberry y el software para windows xp. En este enlace hay una serie de artículos de Berto Pena  sobre esta herramienta http://thinkwasabi.com/evernote/

Google Reader. Es la mejor forma que conozco de estar actualizado, es un lector de fuentes RSS, me permite leer cientos de noticias al día sobre temas de mi interés en unas dos sesiones de 15 minutos. Tienes que crear una cuenta en http://google.com/reader y luego añadir las fuentes que te interesen, aquí tienes algunos ejemplos:

• El País http://www.elpais.com/rss/index.html
• ABC http://www.abc.es/rss/
• Puedes añadir como fuente RSS cualquier búsqueda de noticias en google con palabras de tu interés, buscas en news.google.com cualquier cosa, y solo tienes que buscar al pie de página el icono RSS
• Hay multitud de blogs sobre temas especializados, que merece la pena seguir.

Delicious Sirve para almacenar de forma ordenada direcciones de internet, en este enlace puedes ver las direcciones que yo he guardado http://delicious.com/Estevo y abrir una cuenta (puedes elegir que otros puedan ver tus bookmarks o no)

Dropbox Es la que uso desde hace menos tiempo, y ahora me pregunto como podría vivir antes si ella. Crea una carpeta en tu disco duro de 2Gb máximos de tamaño, todos los archivos y carpetas que guardes en esa carpeta de tu ordenador se pueden acceder: desde cualquier otro ordenador tuyo en el que tengas instalado dropbox, la página web. La aplicación para blackberry está "coming soon" y la de iPhone funciona de maravilla. Si te registras desde este enlace, por el programa de “Referral”, dispondrás d2 2,25 Gb (en lugar de 2Gb), y a mí me regalarán 250 MB de espacio adicional.

Freemind. Un software de escritorio para elaborar esquemas y mapas mentales, para saber más, el artículo de la wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/FreeMind

Gantt project, sirve para hacer diagramas de Gantt o cronogramas. :http://www.ganttproject.biz/

Desde el 5 de agosto de este año, está disponible la traducción al español para el software de GTD que utilizo a diario: Thinking Rock.

La traducción es gratuíta, y para activarla, lo primero es seleccionar Spanish en Tools/Options/Miscellaneus/Language. Después hay que seguir los siguientes pasos: Click en el punto de menú Tools, selección de “Available Plugins” y seleccionar “TR L10N – Spanish (Spain)”, luego click en “instalar y ya tendremos en nuestro TR con palabras como:

• Recopilar
• Procesar
• Revisar
• Contextos
• Criterios
• Acciones
• Proyectos
• Planificada
• Delegada
• Tema (por topic)
• …

Espero que esta traducción anime a muchos hispano hablantes a hacer uso de este software, que tantas alegrías me está dando. La traducción hay que agradecérsela a Miguel Angel Romero Arcas.

En el despacho he colocado tres bandejas de plástico apiladas. La de arriba está etiquetada como “Bandeja de Entrada”, la del medio como “Do ASAP” y la de más abajo como “Delegar”. Tengo siempre a mano dos pilas de carpetas tamaño A4 de cartón y de plástico transparente y me hice con una etiquetadora, así como con un taco de papel de notas de 10 x 10 centímetros y otro de postits. He librado un cajón grande para colocar carpetas de proyectos organizadas alfabeticamente, y he reservado un directorio en la memoria USB en el que llevo a todos lados el archivo del Thinking Rock, en el que creo subcarpetas para archivar documentos en soporte informático.

Como instrumento de recopilación fuera de la oficina utilizo un cuaderno y fichas de cartulina, en la oficina tengo la bandeja de entrada física y la del correo electrónico.No utilizo por ahora el “Collect Thougths” del Thinking Rock como elemento de recopilación, las pantallas en las que más me muevo son las de revisar proyectos y revisar acciones. La información que se puede recopilar en Thinking Rock por proyecto ayuda a tenerlo planificado según el modelo de planificación natural de David Allen (propósito vision, brainstorming, organización y un adicional y practiquísimo apartado para notas). Cada proyecto puede asociarse a un tema o tópico y yo así lo hago. Según mi punto de vista aquí falta el poder aplicar filtros por tópico, así como un buscador y un contador de proyectos abiertos.

En cuanto a las acciones en Thinking Rock, tenemos un apartado para señalar cual sería el éxito en esa acción y clasificaciones por contexto, tópico, tiempo, energía y prioridad (sólo utilizo contexto y tópico). La pantalla de filtrado de acciones permite obtener rapidamente un listado de, por ejemplo, documentos a redactar (un  contexto que he definido) del ámbito profesional (en base a una selección multiple de tópicos), o un listado de llamadas telefonicas a realizar de caracter personal. Las anotaciones realizadas en este programa se exportan automaticamente a un calendario de google, y de allí se sincronizan con Outlook.

Me siento más productivo con GTD, aunque me queda mucho por mejorar en su implementación, y tengo una sensación muy curiosa: creo que estoy complentando más acciones que nunca, al mismo tiempo, me parece que son también más que nunca las acciones pendientes acumuladas.En este preciso momento contabilizo 296 próximas acciones pendientes, de las cuales 113 están delegadas. Las realizadas hasta la fecha son 196.

Lo he encontrado útil, aunque con algunas carencias:

• los asistentes se han de introducir uno a uno cada vez, me resultaría más práctico contar con una base de datos de posibles asistentes y seleccionarlos de un listado para cada reunión
• es complicado tomar las notas en un pc (por lo cómodo del teclado) y después pegarlo en el programa: para poder pegar en el apartado de notas, no dispone de un botón, debe pulsarse ctrl + v en el teclado del pocket pc

Su precio es de 3,99 $, y existe una versión de prueba (con un número limitado de reuniones) para descargar en Softonic.

La idea de los mapas mentales, tal y como la explica Tony Buzán, bien se merecen un post a parte como herramienta de productividad y poderoso concepto para la representación gráfica de ideas, que, cuando se está pensando, ayudan tanto a reflejar el pensamiento sobre el papel (o la pantalla) como a desarrollar el propio pensamiento.

Para los aficcionados a utilizar los mapas mentales, que dispongan de un Pocket PC, el software Pocket Mindmap es de obligado conocimiento.

La base de la utilización de este programa está en la creación de topics que se organizan jerarquicamente, y a los que, además del nombre, se les puede añadir un color determinado, notas, dibujos, código html, etc. Cabe destacar la herramienta para la creación de dibujos asociados a topics, con distintos grosores y colores. Es realmente cómoda la creación de mapas complejos, que pueden luego ser exportados como mapas de bits o como un documento html, si queremos ver nuestra creación solo como texto. La nueva versión 1.3.2 (en beta 6, se espera el lanzamiento para el 31 de mayo) es compatible con Windows Mobile 5.0 y permite la utilización de la pantalla apisada.

Está desarrollada por JKRB Software, de Hannover y tiene un coste de 47 € o 42 $.

Este programa para Pocket PC permite agrupar cualquier elemento de Microsoft Outlook (tareas, citas o contactos) en torno a proyectos o subproyectos.

Si tenemos un proyecto personal, por ejemplo, diseñar una nueva página web, creamos un item en Project-ing y vamos añadiendo tareas (reservar dominio, contratar hosting, etc), citas (lunes 13:00 reunión con el diseñador gráfico) y contactos en torno a ese item, de tal manera que, al iniciar el programa tendremos a la vista todos nuestros proyectos y la información más relevante relacionada con los mismos. Permite la inclusión de hiperenlaces y accesos directos a ficheros y es compatible con Windows Mobile 5.0.

No se puede comparar con un verdadero software de gestión de proyectos tipo Microsoft Project, pero sí podemos decir que es sencillo, intuitivo y práctico para organizarse.

Está desarrollado por Birdsoft y se puede descargar una versión de evaluación con una validez de 30 días, tiempo suficiente para descubrir si nos será o no útil y tomar la decisión de gastarnos o no 12.95 $.