Cuando hace 6 años escribí la primera entrada en este blog, lo hice con la idea de organizar mis propias notas de lectura sobre productividad personal: si leía sobre el tema había entradas en el blog, y si no lo hacía, pues el blog no se actualizaría. En todo este tiempo pocas veces escribí sobre mi propia experiencia productiva, y la mayor parte de los posts se refieren a consejos o reflexiones de otras personas, mucho más cualificadas y reconocidas que yo. Algunas de las pocas veces que dediqué una entrada a mi propia productividad fue en diciembre de 2009, y la titulé Collapso de tareas pendientes. El título de esta entrada de hoy, bien podría ser el mismo: me encuentro en una situación pre-productiva, como si no hubiera aprendido nada en todo este tiempo sobre gestión del trabajo personal, con stress constante, cansancio acumulado, falta de energía, sensación de que es imposible ponerse al día con todo lo pendiente, dudas sobre si estoy dedicando el tiempo a cosas realmente importantes… Para los lectores de Covey, diré que estoy atrapado por lo urgente y descuidando lo importante, es como si hubiese olvidado todo lo que algún día aprendí sobre la organización del tiempo y la gestión del trabajo personal. Como no quiero seguir así, he trazado un plan, que se resume en estos puntos:

- Establecer los niveles superiores de GTD ( este post de Jero Sánchez me viene al pelo)

- Vaciar mis bandejas de entrada (física y electrónica)

- Organizar mi material de consulta

- Purgar la lista de próximas acciones, descartando aquellas que no tenga que llevar a cabo de forma ineludible, y centrándome en lo esencial

- Establecer claramente la dependencia de todas las acciones que queden con alguno de los niveles superiores de GTD

Mientras, en el proceso, espero retomar mis viejos hábitos productivos, entre ellos el de leer sobre la materia y archivar aquí mis anotaciones.

Al principio de su clásico libro “Cómo ganar amigos e influir sobre las personas” Dale Carnegie dedica unos párrafos a explicar como obtener el máximo beneficio de esta obra. Los he adaptado libremente, de modo que nos sirvan para esta era de la información en la que en un día pueden pasar por nuestras pantallas cientos de títulos de interesantes artículos destinados a enseñarnos a hacer más en  menos tiempo, el reto es ir más allá del título, seleccionar los mejores y prestarles la suficiente atención, yendo más allá de pasar nuestros ojos por las palabras que los componen, leyéndolos en profundidad, interiorizándolos y poniéndolos en práctica. Vamos allá con unos consejos escritos hace 80 años, que nos ayudarán en este cometido.

1. Cultive un deseo profundo de aprender, imaginando como mejorará su vida haciéndolo. ¿Por qué leemos libros o artículos sobre productividad personal? ¿en que sentido queremos mejorar? y ¿para qué?, pensar en la vida mejor que queremos conseguir, y utilizar el deseo de alcanzarla para generar en nosotros ganas de aprender es la primera sugerencia del señor Carneguie.
2. Lea cada artículo primero rápidamente, y luego vuelva atrás para leerlo detenidamente. Si somos de los que nos enfrentamos a un lector de feeds con cientos de elementos pendientes, con la ilusión de dejarlo a cero de una sentada (como yo mismo), deberíamos leer dos veces esta segunda sugerencia. Está bién enfrentarse a un artículo con una lectura rápida, pero no podemos terminar ahí, debemos volver atrás y hacer una lectura en profundidad.
3. Deténgase frecuentemente durante la lectura para pensar en lo que está leyendo. Cuando estemos haciendo esa lectura en profundidad, a la que se refiere la sugerencia anterior, preguntémonos como podemos aplicar las sugerencias que vayamos encontrando, hagamos que esa segunda y más pausada lectura sea reflexiva y tomémonos nuestro tiempo para detener la lectura e imaginar como podemos poner en práctica lo que nos dice el artículo.
4. Subraye o tome notas. Lo de subrayar en una pantalla, lo tenemos complicado (lo mismo hay alguna extensión para el navegador que lo permita y yo no la conozco…), pero ya que nos estamos tomando el tiempo para leer rapidamente, y luego de una forma detallada y reflexiva un artículo, igual podemos tomar notas, o imprimir el artículo para poder subrayarlo.
5. Reléalo. Tener un artículo en el que estén subrayadas las ideas que podemos aplicar nos ayudará a releer, y ahora me permito citar (casi) literalmente a Dale Carnegie:“Si quiere obtener un beneficio real, duradero, no piense que bastará con leerlo una sola vez por encima. Después de leerlo detenidamente una vez, debería dedicar unas cuantas horas cada vez a revisarlos. Téngalo en su escritorio, ante sus ojos, todos los días, hojéelo a menudo. Piense constantemente en las grandes posibilidades de mejora que aún le quedan por delante. Recuerde que el uso de estos principios sólo puede convertirse en algo habitual mediante una constante y firma campaña de revisión y aplicación. No hay otro medio.”
6. Póngalo en práctica. Se aprende haciendo, “solo el conocimiento que se práctica permanece vivo en nuestra mente”, si leemos sobre productividad personal, no es para saber de memoria un amplio repertorio de consejos, técnicas y sistemas, no buscamos solo tener información, si no que queremos adquirir conocimiento que cambie lo que hacemos, nuestros hábitos, nuestra vida. La única forma es incorporar lo leído a nuestra forma de trabajar.
7. Haga que le vigilen. En este punto, Carnegie aconseja contar lo que queremos poner en práctica a quienes nos rodean, y pedirles que nos avisen en cuanto “patinemos”.
8. Compruebe sus progresos y aprenda de sus errores. Cuando estemos tratando de interiorizar un texto, después de ponerlo en práctica, preguntémonos lo que hemos aprendido haciéndolo, y cuales han sido nuestros errores.
9. Escriba sobre lo que leyó. No se refiere unicamente a hacer un resumen del texto del que se trate, si no a tomar notas sobre los avances y retrocesos en la aplicación de lo aprendido.

Está claro que no podemos aplicar estas sugerencias a todo lo que leamos, pero aquellos textos realmente relevantes, que seleccionemos para poner en práctica, deberían de pasar por estos 9 puntos.

La formulación del principio es como sigue:

Usted tiene talentos y capacidades especiales que le diferencian de todas las demás personas. Identifique sus áreas singulares y después adquiera el compromiso consigo mismo de ser el mejor en esas áreas.

Es decir, hay ciertas cosas que hacemos especialmente bien, y disfrutamos haciendo; tenemos que identificar cuales son estas cosas, y concentrarnos en ellas, para hacerlas de un modo excelente. El razonamiento que es más probable que obtengamos un éxito rotundo centrándonos en hacer aquello para lo que estamos naturalmente dotados, que llevando a cabo trabajos que nos desagradan o para los que no servimos. Me recuerda esto un consejo oído al vuelo “Si tu hijo es muy bueno en matemáticas y muy malo en inglés… no lo envíes a clase de inglés ¡envíalo a clase de matemáticas!”, se trata pues de situar el punto de mira en la potenciación de nuestros puntos fuertes en lugar de en remendar nuestras debilidades.

Para ayudar a hacer un balance de los talentos únicos que debemos reforzar, aquí va una lista de preguntas:

• ¿Qué hace especialmente bien?
• ¿Qué cosas hace bien y facilmente y que a otras personas les resulta difícil?
• Revisando su carrera ¿qué es lo que más ha influído en sus éxitos en la vida y en el trabajo?
• ¿Con qué disfruta más en el trabajo?
• Si recibiera inesperadamente una gran cantidad de dinero y pudiera elegir cualquier trabajo o parte de algún trabajo para el resto de su vida ¿qué trabajo elegiría?

Si el lector consigue identificar esos talentos que le hacen único, lo siguiente que debe hacer según Tracy, es descubrir que tipo de preparación necesita para reforzarlos, y ponerse de inmediato a adquirirla.

El síntoma más alarmante de la tan traída y llevada crisis es el desempleo: más de cuatro millones de personas en España se levantan cada mañana y, aunque les gustaría irse al trabajo a demostrar lo que valen y ganar un salario, no pueden hacerlo. Siendo así, me perdonareis que “cuele” en este blog sobre productividad personal algo más de 200 palabras mercenarias, dedicadas a un portal que publica ofertas de trabajo: oficinaempleo.com

Desde la página de inicio (en su parte inferior) hay unos accesos directos que considero muy prácticos, ya que permiten acceder en un solo clic de ratón a todas las ofertas vigentes de cada provincia o sector (por dar una idea de la amplitud de la bolsa de trabajo, en A Coruña hay a día de hoy 93 ofertas, en Barcelona 918 y en Sevilla 180).

Como empieza a ser norma en todas las webs, el portal oficinaempleo luce en su parte superior los links de facebook, twitter y linkedin, para todos los candidatos que quieran seguirlo en estas redes sociales.

Los que esteis buscando trabajo y querrais inscribiros a las ofertas que se publican en este portal, debeis comenzar por registrarse gratuitamente e introducir allí vuestro curriculum vitae. También se ofrece a los candidatos la posibilidad de recibir alertas sobre nuevas ofertas adaptadas a sus preferencias. Para las empresas que ofrezcan empleo, la inserción de ofertas es también gratuita.

Por último, recomendar una visita  a la zona “recursos”, donde se ofrecen consejos para encontrar trabajo (como elaborar un curriculum o una carta de presentación, o encontrar trabajo a través de las redes sociales)

1. Ten el coraje de hacerte grande diciendo “No gracias” a cualquier actividad que no haga avanzar tus prioridades.
2. Dedica 60 segundos cada mañana a elaborar una estrategia escrita para un día productivo. “Las cosas que se programan, son cosas que se hacen”, de Guía de la Grandeza
3. Cada día, apaga todas tus herramientas electrónicas y trabaja a conciencia en  un proyecto clave sin ninguna distracción
4. Tomate 60 segundos para respirar hondo y enfocarte en tu progreso. Cargarás pilas y recuperarás tu energía.
5. Des-abarrota tu zona de trabajo durante 60 segundos, así crearás espacio para que fluya tu creatividad.

Energía Física

• Acuéstate antes y reduce el consumo de alcohol y estimulantes (te, café…)
• Para reducir el estrés, haz ejercicio cardiovascular tres veces a la semana y ejercicio de fuerza por lo menos una vez por semana.
• Evita hacer al mediodía una comida copiosa, para ello toma algo sano cada tres horas y luego come menos al almuerzo.
• Aprende a identificar los bajones de energía y toma medidas a los primeros síntomas (inquietud, bostezos, apetito y dificultades de concentración)
• Tómate descansos breves, lejos de tu mesa, cada dos horas.
• Haz ejercicios de flexibilidad, como los estiramientos.

Energía Mental

• Reduce las interrupciones haciendo las tareas que requieren más concentración lejos de teléfonos y notificadores de correo electrónico.
• Responde a correos electrónicos y otros mensajes a horas determinadas del día (muy relacionado con lo anterior)
• Todas las noches, elige cual será tu mayor desafía para el día siguiente, en cuanto llegues al trabajo, conviertelo en tu prioridad
• Lee buenos libros, escribe, escucha música.

Energía emocional

• Evita a toda costa las emociones negativas, las respiraciones abdominales pueden ayudarte a alejarlas (irritabilidad, impaciencia, ansiedad, inseguridad, etc.)
• Expresa regularmente y de manera explicita tu aprecio y admiración por los demás, eso aumentará tus propias emociones positivas (y las de otros).
• Cuando te encuentres ante una conversación decepcionante, de esas que vampirizan tu energía, intenta verla con otros ojos, haciéndote estas preguntas:
  • ¿qué me está diciendo el otro y hasta que punto tiene razón? para situarte en el punto de vista de la otra parte
  • ¿cómo veré esta situación dentro de seis meses? para verla desde el futuro
  • ¿qué puedo aprender de esta situación?

Energía espiritual

• Hay ciertas actividades que generan sensación de eficacia y poco esfuerzo por que las haces muy bien. Identificalas y encuantra el modo de hacer más “activiades dulces”.
• Reserva tiempo y energía para lo que consideras importante en tu vida. Un ejemplo muy claro: cuando vayas de camino a casa, piensa “hacia delante”, en la familia que te está esperando, y deja atrás el trabajo.
• Respeta tus principios y valores y ponlos en práctica. Otro buen ejemplo: si la puntualidad es para ti importante, pero con frecuencia llegas tarde, esfuerzate para llegar con cinco minutos de antelación.

Conclusión

El sistema de Mighty Notes es simple, pero como cualquier habilidad, requiere un poco de práctica. Ve despacio y, al principio, utiliza una chuleta hasta que recuerdes como hacerlo. Crea nuevas etiquetas que se ajusten a tus necesidades. Con solo un pequeño esfuerzo, Mighty Notes se convertirá en un hábito que mejorará la compresión y la productividad.

Actualización: Bergonzini ha implementado una interesante aplicación web para utilizar Mighty Notes desde cualquier ordenador conectado a internet, pruebala en http://mnotes.bergonzini.com/

Actualización 11/07/2011: Rich Goidel, creador de Mighty Notes, se ha ofrecido a poner esta traducción en su sitio web, y me ha pedido que la retire de este post, el sistema es gratuíto pero le gusta saber quien lo utiliza, y estar en contacto con ellos, cosa que admiro y respeto.

Antes de que yo empiece a escribir (y vosotros a leer) esta entrada, debo pedir disculpas por la inactividad en el blog: no tengo excusas, pero sí propósito de enmienda. Si hoy me siento delante del teclado es por que me solicitaron un análisis sobre la web de una empresa que se dedica a buscar altos directivos en todo el mundo (aunque tiene representación en España): Signium international. Quizás os interese como reclutadores, o candidatos.

El mundo de los "headhunters" da para fantasear un poco: uno se los imagina como expertos consultores de recursos humanos, capaces de observar en silencio la trayectoria de cientos de directivos para que, cuando una empresa necesite a alguien muy cualificado, estar listos para saber quien encaja en esa vacante. Es un lindo trabajo: si hacen bien sus deberes y cumplen con su cometido, todos ganan, la empresa en busca de talento, el directivo, y el propio headhunter.

Esta empresa a la que me refiero hoy, fue fundada por Henry Wardwell Howell en Nueva York en el año 1951, con el nombre de Ward Howell USA. Hace 60 años, no había muchas firmas que se dedicasen a la búsqueda de directivos, así que el señor Henry W. Howell fue un pionero en su campo, y en 1959 participó en la fundación de una importante asociación sectorial (AESC, The Association of Executive Search Consultants), que desarrolló los Códigos Éticos y Profesionales del sector. En 1979 la empresa adquirió carácter internacional con la fundación de Ward Howell International, Inc. Fue en 1998 cuando se renombró la empresa a Signium International. Hoy en día esta empresa tiene más de 150 consultores y está presente con 43 oficinas en 27 países del mundo.

En España, Ignacio Bao fundó en Madrid en el año 2004 Bao & Partners. En 2005 se integró en Signium International y desde 2010 dejó de usar su anterior marca para adoptar Signium International Ibérica. El equipo de Signium International Ibérica se distribuye entre España (Madrid y Barcelona), Portugal e Italia, en su página web puede consultarse un directorio completo de miembros del equipo, con una ficha de cada uno de ellos, en unos pocos minutos se observa el carácter multinacional del equipo: más de 8 nacionalidades y más de 10 idiomas hablados.

Signium International se fue especializando en lo que se llama Executive Search (captar candidatos para altos cargos), y entienden la búsqueda de directivos como una extensión de la consultoría de gestión, por lo que se empeñan en conocer el negocio de sus clientes y estar al tanto de los movimientos del sector en concreto. Los sectores en los que acumulan más experiencia son los de Servicios Financieros; Servicios Profesionales; TICE (tecnología, informática, comunicaciones y entretenimiento); Industria; Consumo y Distribución; Salud; Inmobiliaria y Turismo.

Ahora que he acabo de escribir este post, voy a volver a encender el móvil, quien sabe, quizás me llame un headhunter.

Azul. Es imprescindible preparar la reunión. En una libreta de hojas intercambiables, mientras la preparo, anoto en la parte superior de la hoja la fecha y el nombre del resto de asistentes. A continuación, reflejo lo que espero de la reunión, temas que quiero tratar expresamente, preguntas que quiero hacer, y todo esto en bolígrafo azul.

Rojo. Durante la reunión, cambio de bolígrafo y tomo mis notas en color rojo.

Naranja. Después de acabada la reunión, con un subrayador color naranja, subrayo sobre las notas que tomé con bolígrafo rojo los compromisos que asumieron los asistentes, y con otro subrayador amarillo remarco aquellas cosas que yo mismo tendré que hacer. Estse momento de revisar las notas para marcar los compromisos concretos me sirve también para completarlas, y añadir algún detalle que se me pasó.

Luego, paso a mí sistema GTD los subrayado en naranja como acciones a la espera o delegadas, y los subrayados en amarillo como próximas acciones, abriendo nuevos proyectos cuando sea necesario.

Ordene su zona de trabajo para que sea cómoda, atractiva y propicia para trabajar un tiempo prolongado

Recomienda este autor, que antes de empezar a trabajar despejemos la mesa, dejando en ella únicamente lo necesario para llevar a cabo la próxima tarea. La idea es tener a mano todos los informes, teléfonos y direcciones, materiales que nos vayan a hacer falta para poder, de una sentada, empezar y rematar la tarea. Por otro lado, un escritorio, con una silla cómoda, bien dispuesto y ordenado hará que nos resulte más fácil sentarnos y concéntranos en la tarea, haciendo placentera la experiencia de trabajar e incrementando nuestra productividad.

Este principio, lo aplico personalmente de forma especial cuando hago alguna receta de cocina o repostería:

1. Despejo la zona de trabajo
2. Dispongo de forma adecuada todos los accesorios necesarios
3. Reúno los ingredientes, ya pesados y medidos, listos para incorporar a la receta

Esta preparación previa hace mucho más placentera la experiencia de cocinar.

Ley de la eficiencia obligada: Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer la cosa más importante.

La primera vez que leí a David Allen, me impactó una afirmación suya: desengañate, nunca te pondrás al día, nunca leerás esa pila de artículos interesantes que conservas en tu despacho para cuando tengas tiempo. Quizás por que, desde donde estaba cómodamente sentado leyendo esa afirmación, podía ver una pila de revistas de medio metro de altura, cada una de ellas con un post it señalando una página.

La idea es muy simple: el tiempo es un recurso limitado, es imperativo por tanto ser selectivo a la hora de decidir lo que hacemos con él. Brian Tracy, en el capítulo 7 de ¡Tráguese ese sapo! propone tres preguntas que debemos de hacernos continuamente para mantenernos enfocados en las cosas más importantes:

¿Cuales son mis actividades de mayor valor?. De todas las cosas que tenemos pendientes ¿cuales aportarán más a nuestra empresa? ¿a nuestra familia? ¿a nuestra vida?. Esas son las que se merecen, antes que ninguna otra, nuestro tiempo. Preguntémonos  a nosotros mismos, a nuestro jefe, a nuestros compañeros, a nuestra familia y amigos.

¿Qué puedo hacer yo que sólo puedo hacer yo que si lo hago bien producirá una verdadera diferencia?. Esta pregunta está ideada por Peter Drucker, y es realmente inspiradora, hacérnosla una y otra vez ayudará sin duda a elegir lo importante.

¿Cuál es hoy el uso más valioso de mi tiempo?. Dice Brian Tracy que esta, precisamente esta, es la pregunta clave de la productividad, y que tiene una respuesta concreta a cada hora del día. Nuestro trabajo es formular continuamente esta pregunta, y actuar siempre conforme a la respuesta.

Si respondemos con precisión a estas tres preguntas, podremos:

• establecer prioridades claras
• superar la postergación de decisiones
• empezar la realización de actividades que impliquen el uso más valioso de nuestro tiempo

La dirección de esta escuela dice tener en la excelencia uno de sus principales valores y en su argumentario para convencer a eventuales clientes, figura:

• Atención personalizada al alumno,
• Aulas equipadas con las últimas tecnológicas,
• Un equipo docente de primera línea compuesto por profesionales en activo de distintos sectores con reconocida experiencia profesional y ocupando cargos de responsabilidad en el mundo laboral
• Orientación eminentemente práctica de sus cursos
• Asistencia a los cursos perfectamente compatible con la actividad laboral

La versión de los ex alumnos se puede ver en una página de testimonios, que estuve leyendo, y resulta interesante, aquí pego uno de ellos:

Me gradué en 1.998 y 1.999 en cursos de Dirección de Banca y Dirección Económico-Financiero. Posteriormente, en el 2.000 me gradué en el Master de Dirección Económico-Financiera y Bancaria. Llevo desde el año 1.996, trabajando en el sector bancario y finanzas. He pasado por puestos de atención al público, comerciales, dirección de sucursal y analista de inversiones de Direcciones de Área y Direcciones Territoriales. Mis cursos con IDE CESEM me han servido de mucha ayuda. La documentación y el material, me sigue acompañando actualmente y es de obligada consulta. Gracias,

Entre las empresas que han confiado a IDE CESEMN la formación de sus plantilas, se encuentran: Iberdrola, Ayuntamiento de Madrid, Cemex España, Cruz Roja, Fundación Once, Bolsa de Madrid, Mutua Madrileña o Telefónica.

Más información:

|Teléfono 91 310 51 80
|Formulario de contacto en la web
|Video corporativo IDE-CESEM

Tu área clave de resultados más débil marca hasta donde puedes utilizar todas tus habilidades y capacidades

En todos los trabajos hay un conjunto de áreas clave de resultados (no muchas, entre 5 y 7). Un área clave de resultados se define como algo que debemos lograr para tener éxito en nuestro trabajo. Para que sirva de ejemplo, aquí van un par de listas de áreas clave de resultados que define el propio Brian Tracy en su libro Metas. Primero, las de un comercial:

1. hacer prospección
2. establecer la comunicación
3. identificar las necesidades
4. presentar soluciones
5. responder a las objeciones
6. cerrar la venta
7. conseguir que los clientes satisfechos repitan el pedido y nos recomienden a otros

Y después, las de un ejecutivo, o alguien que esté en dirección de empresas:

1. planificación
2. organización
3. dotación de personal
4. delegación
5. supervisión
6. medición
7. presentación de informes

Después de haber elaborado la lista de nuestras áreas claves de resultados, el siguiente paso es calificarnos (o, mucho mejor, hacer que nos califiquen) de uno a diez en cada una de ellas. Habrá una o varias áreas en las que la puntuación será inferior al resto. Esa área de resultados en la que somos malos, o no tan buenos, es nuestro freno, según Brian Tracy, la gente tiende a evitar y postergar las tareas de áreas de resultados en los que en el pasado se desempeñó mal.

El principio que aquí resumo, viene a decir que, aunque tengamos un 8 de media en nuestras áreas de resultados, si tenemos un 3 en una de ellas, seremos un profesional de 3 sobre 10. Una forma de mejorar rápidamente es centrarnos en el área clave de resultados en la que más necesitamos mejorar, trazar un plan para ser buenos en eso, determinar un baremo, fijar una fecha límite y ponernos manos a la obra. Todos tenemos fortalezas y debilidades, en lugar de justificarnos por nuestras áreas débiles, identifiquémoslas con claridad y pongámonos a trabajar para mejorarlas:

1. hacer nuestra propia lista de áreas clave de resultados
2. puntuarnos (o hacer que nos puntúen sinceramente en todas ellas
3. trabajar en ser mejores en aquella área que suponga nuestro punto débil

Este proceso, bien podría repetirse periódicamente.

• 481 tareas pendientes identificadas, después de “purgarlas” intensivamente descartando en torno al 10%
• 98 proyectos, 25 de ellos en vía muerta (sin acciones pendientes identificadas)
• 35 correos en la bandeja de entrada sin procesar
• una bandeja física rebosando de documentación pendiente de procesar
• un par de días con la sensación de no saber que hacer, y dedicándome a tareas de poco valor, notándome “sobrepasado” por lo pendiente.

Por ese principio en el que creo firmemente de que, no hay mal que por bien no venga, trataré de aprender algo sobre este colapso anti productivo en el que estoy.

Es probable que no sea capaz de identificar los errores cometidos , pero si es seguro que algunos de ellos son estos:

• Repaso semanal incompleto y discontinuado: he dejado pasar más de un viernes sin hacer un repaso semanal, y los que he hecho, no estaban bien, ahora creo que los requisitos que debo exigirles a mis repasos semanales son:
• que queden vacías todas las bandejas de entrada
• que no quede ni un solo proyecto sin una próxima acción identificada
• ineludibles, ni un solo viernes puede quedar sin repaso semanal
• Material de consulta desorganizado: en mi despacho, una gran superficie plana, sobre dos archivadores, acumula montones de revistas y documentos que no forman parte de los proyectos, pero que consideré interesante guardar. La apariencia de desorden y caos, y la dificultad de encontrar cualquier documento relevante son una complicación añadida.
• Acciones pendientes mal documentadas: he estado revisando el thinking rock con espíritu crítico, y he visto que, en general, las próximas acciones están mal documentadas, muchas veces no indican la prioridad, o el contexto, y utilizo una próxima acción para recopilar “pensamientos”, o proyectos (en la descripción de la acción voy anotando las acciones hechas y pendientes). Esto hace inservible la lista de acciones: no puedo filtrarlas por contexto, por que, con las prisas de tomar nota no lo he anotado, y aparecen entremezcladas, “cosas”, que no son acciones
• Ausencia en general de disciplina aplicando GTD: carpetas de proyectos finalizados mezcladas con proyectos en curso, acciones finalizadas que figuran en la listas como pendientes, correo de hace semana que se queda en la bandeja de entrada de correo electrónico como recordatorio, en lugar de ser encuadrado como acción o proyecto, etc.

Pienso dedicar estos días de vacaciones a releer a Allen, volver a centrarme en los principios y el significado de la metodología GTD, y veremos que se me ocurre para volver a “la zona” y recuperar las riendas de mi sistema.

¿Cómo puede predecirse en los Estados Unidos de América (y me temo que en cualquier parte del mundo) la ascensión social y económica?, ¿cómo saber con antelación si un individuo tendrá éxito en la vida y en el trabajo? Ni los antecedentes familiares, ni la educación recibida, ni la raza o el grupo étnico, ni las relaciones con que cuente… Lo determinante para saber si estamos ante un “caballo ganador”, según Edward Banfield, de la Universidad de Hadvard es la perspectiva a largo plazo. Esta idea nos lleva a la primera de las dos reglas que formula Brian Tracy para explicar la importancia de estudiar las consecuencias:

Primera regla: El pensamiento a largo plazo mejora las decisiones a largo plazo

O ascender a la montaña con un ojo puesto en el camino, y otro en la cumbre. Tener claro lo que queremos para nosotros y nuestro trabajo dentro de cinco, diez o veinte años, y analizar nuestras conductas de hoy pensando si son o no coherentes con ese futuro deseado hace más fácil adoptar buenas decisiones sobre lo que hacer a corto plazo.  Si una tarea pendiente tiene una consecuencia potencial a largo plazo es importante, si no, no lo es.

Segunda regla: el futuro decide las influencias y suele determinar las acciones actuales

Partiendo de la base de que tenemos un visión clara de nuestro futuro, tenemos dos alternativas:

1. Retrasar la gratificación, y hacer sacrificios en el corto plazo para disfrutar de recompensas en el largo plazo (ahorrar, estudiar, madrugar, hacer deporte, hacer dieta…)
2. Anteponer el placer a corto plazo y la gratificación inmediata y sacrificar así el largo plazo

En palabras de Dennis Waitley:

Los perdedores hacen lo que alivia tensiones mientras los ganadores hacen lo que logra objetivos

Si en nuestra lista de acciones pendientes tenemos una con grandes consecuencias positivas potenciales, hemos de empezar de inmediato con ella, igualmente, si alguna puede tener amplias consecuencias potenciales negativas si no lo hacemos ya.

Empezar y completar las tareas pendientes que aportarán una mayor diferencia positiva para nosotros es un hábito que, si no tenemos, debemos adquirir. Hagamos lo que hagamos, el tiempo va a seguir fluyendo de forma ininterrumpida, la pregunta es ¿qué uso vas a hacer de él y a donde te llevará al cabo de los meses y años?

Hace poco ví una gráfica que relacionaba la matrícula en cursos MBA con el ciclo económico. De la misma se desprendía que en los momentos de crisis se incrementaba sensiblemente la demanda de ese tipo de cursos. Creo que esta reflexión sirve para cualquier tipo de formación: el desempleo o el miedo a él (y por tanto las ganas de afianzarnos en nuestro trabajo, o acceder a uno mejor) pueden ser un buen acicate para iniciar y finalizar algún curso.

Para poder compatibilizar la formación con cualquier horario o ubicación geográfica, una alternativa a tener en cuenta es la de la formación a distancia. Uno de los clásicos en el sector es CCC, que desde 1939 (año en que ya utilizaba tecnología multimedia, con discos fonográficos para aprender idiomas) se dedica al asunto. Estos señores del Centro de Estudios CCC patrocinan este post, y están muy interesados en que en este blog nos refiramos a sus cursos de acceso a FP de grado superior,dirigido a todos aquellos que carecen de la formación reglada requerida para el acceso a FP de grado superior, y que por tanto tienen que superar la prueba oficial de acceso a estos cursos. Lo más destacable de la formación ofrecida por CCC es:

• Campus on line
• Tutor personal
• Diploma acreditativo

La formación continua es para Brian Tracy uno de los 21 secretos para hacerse millonario, y para Steven Covey, el séptimo hábito: afilar el hacha. En palabras de Denis Waitley: El aprendizaje continuado es el requisito mínimo para alcanzar el éxito en cualquier campo.

El aprender, además de hacernos ejercitar nuestra mente, que es igual que un músculo, y funciona mejor cuanto más trabajo le demos, es un camino hacia el éxito: tanto para promocionarnos en el actual trabajo, como para obtener uno mejor, o para conseguir el primero.

Una de las alternativas para aprender continuamente, es la formación a distancia, y aunque hay una oferta amplia en este sentido, este post lo patrocina el Instituto Americano a través de Zync. Esta institución lleva más de 75 años dedicándose a ser proveedor de todo tipo de cursos a distancia (concretamente, desde 1932) y ya ha formado a más de 300.000 personas. Esto hay que tenerlo en cuenta, por que finalizado el curso, contaremos con un diploma acreditativo de una institución conocida por muchos y prestigiosa, y que en muchos casos trae consigo un título oficial de formación profesional de grado superior, reconocido  por el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes. Aunque el catálogo de cursos disponible es muy amplio, en esta ocasión tengo que destacar el curso de Técnico Superior en Secretariado. Este curso permite a los que lo realicen obtener y poner en práctica los conocimientos necesarios para entender la organización de una empresa,  cómo funcionan sus distintos departamentos, las técnicas de comunicación, los sistemas de clasificación y archivo de documentos…  
Además, permite adquirir las siguientes habilidades concretas:

• Redacción de documentos e informes
• Organización de reuniones, eventos, viajes
• Control de facturas, movimientos de cuentas bancarias, conocimiento y aplicación del Plan General de Contabilidad.
• Dominio del paquete Office, herramienta imprescindible en cualquier empresa: procesador de textos, base de datos, hoja de cálculo, correo electrónico, buscadores… 
• Base de lengua inglesa y francesa.

• carácter vs. personalidad,
• el concepto de paradigma
• y el “equilibro P/CP”.

Aquí voy a tratar de resumir esta última.

“P” es la abreviatura de producción y “CP” se refiere a la capacidad de producción, así que hablamos del equilibrio entre la producción y la capacidad de producción.

Todos conocemos la historia de la gallina de los huevos de oro, una fábula de Esopo que transcribo:

Tenía cierto hombre una gallina que cada día ponía un huevo de oro. Creyendo encontrar en las entrañas de la gallina una gran masa de oro, la mató; mas, al abrirla, vio que por dentro era igual a las demás gallinas. De modo que, impaciente por conseguir de una vez gran cantidad de riqueza, se privó él mismo del fruto abundante que la gallina le daba.

En este cuento, “P” o producción son los huevos de oro, y “CP” o capacidad de producción, es la gallina. Si nos centramos en los huevos y olvidamos la gallina (lo que hizo el propietario de la fábula), pronto nos encontramos privados de los medios que producen aquellos huevos. Si nos centramos en la capacidad de producción y no prestamos atención a la producción, limitándonos a cuidar la gallina sin recoger los huevos, nos encontraremos al cabo de poco tiempo sin dinero para comer y alimentar a la gallina. La efectividad consiste en obtener los huevos (P) sin descuidar a la gallina (CP).

Para trasladar este principio a las relaciones humanas, lo mejor es pensar en la educación de los hijos. “P” o el resultado deseado son las actitudes positivas que esperamos obtener de nuestros niños, y “CP” son los niños mismos y nuestra relación con ellos. Centrarnos únicamente en “P” nos llevará a una actitud autoritaria (amenazas, gritos para conseguir lo que se quiere del niño), que dañará la relación padre-hijo, pensar solo en “CP”, dará lugar a una actitud excesivamente permisiva. El equilibrio P/CP está en tratar de obtener esos resultados por medio del diálogo y la persuasión.

Llené mi bandeja de entrada con todo lo pendiente que había en mi despacho y otros sitios,  y lo procesé decidiendo si requería una próxima acción y cual, o si no necesitaba acción y era material de consulta, o se podía desechar.

Luego, con la inestimable ayuda del software gratuíto Thinking Rock, organicé las acciones pendientes en proyectos y listas por contexto, recojiendo también algunos proyectos para el futuro en la categoría “Algún día/tal vez”. Ayer intenté un “repaso semanal“.

Después de esta experiencia, la sensación es en general positiva, y percibo que con GTD consigo que todos mis proyectos avancen con menos esfuerzo y menos desgaste. El trabajar siguiendo este método me mantiene centrado en las acciones, con lo que la procastinación casi desaparece: estuve siempre haciendo, recopilando, u organizando próximas acciones. A modo de autocrítica, enumero los errores que cometí respecto a la aplicación ideal del método:

• No me centré todo lo que debiera en la recopilación inicial; en lugar de reservar un día entero, dediqué distintos huecos durante unos dos días y medio, no interrumpí mi actividad normal. Si lo hubiera hecho, la recopilación habría sido más exhaustiva  y no tendría ahora acciones pendientes como tengo que son “ordenar el cajón del despacho”, por que cuando lleve a cabo esa acción me encontraré sin duda más “cosas” para procesar
• Confundir acciones con proyectos: a medida que anotaba próximas acciones, caí en la cuenta de que algunas eran demasiado complejas y que en realidad necesitaban de varios pasos. Afortunadamente, el Thinking Rock incopora la opción de “convertir en proyecto” para las acciones
• Limitarme a anotar el proyecto. Considero que, una vez creado el proyecto, lo ideal sería dedicar unos minutos a aplicar lo que Allen llama la “planificación natural”, y pensar en el propósito, la visión, hacer algo de brainstorming…
• Repaso semanal apresurado e incompleto. Creo que el repaso semanal debe consistir en ver proyecto a proyecto, seleccionando proximas acciones para los que estén sin ninguna, y repasando lo que acabo de comentar (propósito, visión, brainstorming…), en lugar de eso, y por no haber reservado el tiempo suficiente, me limité a leer la lista de proyectos con proximas acciones y marcar como realizada alguna que tenía erroneamente como pendiente, así como enviar algún recordatorio a personas de mi entorno que tenían “acciones delegadas”
• No clasifiqué mi material de consulta, me limité a amontonarlo (y por cierto, que es un buen montón, más bien dos de unos 50 cm. cada uno), basicamente por que aún no creé ese archivo para material de consulta. De este modo, toda esa información, no clasificada y amorfa, resulta inservible y recurrirá de un buen segmento de tiempo para estar donde y como debe estar.

Tengo la impresión de que, de todos los libros que hay sobre la materia, el que más eco ha tenido en internet en general, y en la blogosfera en particular es este; basta buscar las siglas GTD, de Getting Things Done (título original), para encontrar blogs relacionados, y algunos muy relevantes. Sin embargo no ha sido así en este blog; la idea de empezarlo la tuve justo después de terminar de leer el libro, y casi todas las entradas son fruto de otras lecturas, con lo que su influencia expresa aquí (hasta ahora) es mínima.

Estoy comenzado este año releyendo, con más atención y criterio que en 2006 el libro de David Allen, y me he encontrado con unas lineas que quiero transcribir aquí, por que creo que sirven de primera aproximación a GTD y expresa lo que quería lograr David Allen con el diseño de este revolucionario y exitoso sistema de organización personal:

un sistema con valores y herramientas coherentes que

• funcione eficazmente en el nivel en el que se da realmente el trabajo.
• Debe incorporar los resultados del pensamiento de visión de conjunto,así como el menor de los detalles abiertos,
• administrar multiples niveles de prioridades,
• mantener el control sobre cientos de nuevas entradas diarias,
• ahorrar mucho más tiempo y esfuerzo de los necesarios para su mantenimiento
• y facilitar la resolución de las tareas.