Por eso de estar enterado de lo que se cuece en GTD, he probado Nozbe. Una aplicación web basada en GTD que permite que todas nuestras tareas y proyectos estén on line y soporta la integración con Dropbox y Evernote.

Cuenta con una versión gratuita, y diversos planes de contratación. Este es el resumen:

La cuenta gratuita, con solo 6 proyectos y un mega de almacenamiento es claramente insuficiente para sacarle todo el partido y trabajar diariamente (solo 6 proyectos simultáneos), pero sirve para ver como es Nozbe y decidir si le sacaríamos provecho a la opción de pago.

Proyectos

Hay dos formas de categorizar los proyectos: con etiquetas (en el momento de crearlo) y colores (en el apartado info). Yo usaría los colores para las 7 grandes áreas que manejo y pondría al menos tres etiquetas breves por proyecto. En este apartado Nozbe le gana claramente la partida a mi herramienta actual, donde únicamente puedo categorizar por temas y no existe luego la posibilidad de filtrar por ese campo.

Acciones

Las acciones, entre otras cosas,  pueden marcarse con estrellas (yo lo utilizaría para las especialmente relevantes) y asociarlas a un contexto (que nosotros mismos podemos definir)

Resumiendo

Nozbe es una herramienta realmente potente, con una interfaz grafica muy agradable de usar e intuitivita. A pesar de estar on line, permite tener una copia de seguridad de todo en modo local(con Chrome o Safari), y trabajar con tus acciones y proyectos off line, para que luego se sincronicen con Nozbe.

Lo que menos me gusta es el planteamiento que hace de las acciones delegadas: solo puedes delegar acciones a otros usuarios de Nozbe, y son ellos los que la marcan como hechas. Eso no me encaja: muchas veces marco acciones como delegadas a organismos públicos que deben emitir una resolución por un expediente que yo he iniciado, o a personas que carecen de correo electrónico. También hecho en falta la existencia de subproyectos.

Lo que más me gusta es tener localizados todos los archivos y notas asociados a un proyecto (almacenamiento en Nozbe o Dropbox).

En el sitio web de Nozbe están disponibles varios videos que explican con mucho más detalle su funcionamiento.

No es posible que tengas bajo control una lista de 500 cosas, debes de hacer como los procesadores: tener un buffer de tamaño limitado.

Enseguida comprendí la idea, y me pareció brillante, de esas que te hacen exclamar ¿cómo no lo había pensado antes?. Si hubiera tenido este concepto claro desde el principio de la implantación de GTD, me habría evitado algún disgusto.

En informática, un buffer de datos es una ubicación de la memoria reservada para el almacenamiento temporal de información mientras está esperando ser procesada. En un sistema de organización personal, podríamos llamar buffer al listado de próximas acciones que están esperando a ser completadas,  y debería tener un tamaño limitado.

Voy a intentar trabajar con un buffer limitado de 500 acciones pendientes, que distribuiré del siguiente modo:

1. 150 acciones “Do ASAP”, para hacer cuanto antes (ASAP, As Soon As Posible)
2. 150 acciones en estado “Inactivo”, deben hacerse, pero no por ahora
3. 200 acciones delegadas, o encomendadas a otras personas

Como no quiero que se me escape nada importante, espero que esta limitación que me acabo de imponer me sirva de aliciente para:

• Ser muy selectivo con lo que añado a la lista de acciones pendientes
• Hacer, hacer y completar acciones de la lista.

1. Repasar mis proyectos, estableciendo para todos y cada uno de ellos un “propósito”, una “visión” y un nivel de prioridad. Para establecer el propósito respondo a la pregunta ¿qué me mueve a acometer este proyecto?, ¿qué es lo que en realidad quiero conseguir?. La visión la determino pensando en cosas concretas que me traerá el proyecto acabado. Para la prioridad, he usado una escala de cuatro niveles:
1. Imprescindible, catástrofe irremediable si no lo hago
2. Necesario, graves consecuencias si no se lleva a cabo
3. Aconsejable, es mejor hacerlo
4. Da igual
2. Vaciar las bandejas de entrada. Todos los correos electrónicos procesados, y la bandeja de entrada física totalmente vacía me ayudaron realmente a recuperar la sensación de control. Creo que uno de los errores más grandes que cometí en lo que a GTD se refiere, es dejar acumular elementos en la bandeja de entrada física o electrónica, pasando semanas enteras sin vaciarla.
3. Asegurarme de que todos mis proyectos tienen, al menos, una acción pendiente. Para aquellos que no la tenían, dos alternativas: o establecerla, o pasarlos a “Algún día tal vez”.

En realidad, esto no es más que un buen repaso semanal. Ahora me queda pendiente:

1. Revisar todas las próximas acciones, para asegurarme de que cada una tiene establecido contexto y prioridad
2. Clasificar el material de consulta, tanto el de papel como el digital, que ahora son masas informes
3. Purgar los archivos de proyectos, para eliminar carpetas y directorios que se refieren a proyectos cerrados

• 481 tareas pendientes identificadas, después de “purgarlas” intensivamente descartando en torno al 10%
• 98 proyectos, 25 de ellos en vía muerta (sin acciones pendientes identificadas)
• 35 correos en la bandeja de entrada sin procesar
• una bandeja física rebosando de documentación pendiente de procesar
• un par de días con la sensación de no saber que hacer, y dedicándome a tareas de poco valor, notándome “sobrepasado” por lo pendiente.

Por ese principio en el que creo firmemente de que, no hay mal que por bien no venga, trataré de aprender algo sobre este colapso anti productivo en el que estoy.

Es probable que no sea capaz de identificar los errores cometidos , pero si es seguro que algunos de ellos son estos:

• Repaso semanal incompleto y discontinuado: he dejado pasar más de un viernes sin hacer un repaso semanal, y los que he hecho, no estaban bien, ahora creo que los requisitos que debo exigirles a mis repasos semanales son:
• que queden vacías todas las bandejas de entrada
• que no quede ni un solo proyecto sin una próxima acción identificada
• ineludibles, ni un solo viernes puede quedar sin repaso semanal
• Material de consulta desorganizado: en mi despacho, una gran superficie plana, sobre dos archivadores, acumula montones de revistas y documentos que no forman parte de los proyectos, pero que consideré interesante guardar. La apariencia de desorden y caos, y la dificultad de encontrar cualquier documento relevante son una complicación añadida.
• Acciones pendientes mal documentadas: he estado revisando el thinking rock con espíritu crítico, y he visto que, en general, las próximas acciones están mal documentadas, muchas veces no indican la prioridad, o el contexto, y utilizo una próxima acción para recopilar “pensamientos”, o proyectos (en la descripción de la acción voy anotando las acciones hechas y pendientes). Esto hace inservible la lista de acciones: no puedo filtrarlas por contexto, por que, con las prisas de tomar nota no lo he anotado, y aparecen entremezcladas, “cosas”, que no son acciones
• Ausencia en general de disciplina aplicando GTD: carpetas de proyectos finalizados mezcladas con proyectos en curso, acciones finalizadas que figuran en la listas como pendientes, correo de hace semana que se queda en la bandeja de entrada de correo electrónico como recordatorio, en lugar de ser encuadrado como acción o proyecto, etc.

Pienso dedicar estos días de vacaciones a releer a Allen, volver a centrarme en los principios y el significado de la metodología GTD, y veremos que se me ocurre para volver a “la zona” y recuperar las riendas de mi sistema.

Desde el 5 de agosto de este año, está disponible la traducción al español para el software de GTD que utilizo a diario: Thinking Rock.

La traducción es gratuíta, y para activarla, lo primero es seleccionar Spanish en Tools/Options/Miscellaneus/Language. Después hay que seguir los siguientes pasos: Click en el punto de menú Tools, selección de “Available Plugins” y seleccionar “TR L10N – Spanish (Spain)”, luego click en “instalar y ya tendremos en nuestro TR con palabras como:

• Recopilar
• Procesar
• Revisar
• Contextos
• Criterios
• Acciones
• Proyectos
• Planificada
• Delegada
• Tema (por topic)
• …

Espero que esta traducción anime a muchos hispano hablantes a hacer uso de este software, que tantas alegrías me está dando. La traducción hay que agradecérsela a Miguel Angel Romero Arcas.

En el despacho he colocado tres bandejas de plástico apiladas. La de arriba está etiquetada como “Bandeja de Entrada”, la del medio como “Do ASAP” y la de más abajo como “Delegar”. Tengo siempre a mano dos pilas de carpetas tamaño A4 de cartón y de plástico transparente y me hice con una etiquetadora, así como con un taco de papel de notas de 10 x 10 centímetros y otro de postits. He librado un cajón grande para colocar carpetas de proyectos organizadas alfabeticamente, y he reservado un directorio en la memoria USB en el que llevo a todos lados el archivo del Thinking Rock, en el que creo subcarpetas para archivar documentos en soporte informático.

Como instrumento de recopilación fuera de la oficina utilizo un cuaderno y fichas de cartulina, en la oficina tengo la bandeja de entrada física y la del correo electrónico.No utilizo por ahora el “Collect Thougths” del Thinking Rock como elemento de recopilación, las pantallas en las que más me muevo son las de revisar proyectos y revisar acciones. La información que se puede recopilar en Thinking Rock por proyecto ayuda a tenerlo planificado según el modelo de planificación natural de David Allen (propósito vision, brainstorming, organización y un adicional y practiquísimo apartado para notas). Cada proyecto puede asociarse a un tema o tópico y yo así lo hago. Según mi punto de vista aquí falta el poder aplicar filtros por tópico, así como un buscador y un contador de proyectos abiertos.

En cuanto a las acciones en Thinking Rock, tenemos un apartado para señalar cual sería el éxito en esa acción y clasificaciones por contexto, tópico, tiempo, energía y prioridad (sólo utilizo contexto y tópico). La pantalla de filtrado de acciones permite obtener rapidamente un listado de, por ejemplo, documentos a redactar (un  contexto que he definido) del ámbito profesional (en base a una selección multiple de tópicos), o un listado de llamadas telefonicas a realizar de caracter personal. Las anotaciones realizadas en este programa se exportan automaticamente a un calendario de google, y de allí se sincronizan con Outlook.

Me siento más productivo con GTD, aunque me queda mucho por mejorar en su implementación, y tengo una sensación muy curiosa: creo que estoy complentando más acciones que nunca, al mismo tiempo, me parece que son también más que nunca las acciones pendientes acumuladas.En este preciso momento contabilizo 296 próximas acciones pendientes, de las cuales 113 están delegadas. Las realizadas hasta la fecha son 196.

Tengo la impresión de que, de todos los libros que hay sobre la materia, el que más eco ha tenido en internet en general, y en la blogosfera en particular es este; basta buscar las siglas GTD, de Getting Things Done (título original), para encontrar blogs relacionados, y algunos muy relevantes. Sin embargo no ha sido así en este blog; la idea de empezarlo la tuve justo después de terminar de leer el libro, y casi todas las entradas son fruto de otras lecturas, con lo que su influencia expresa aquí (hasta ahora) es mínima.

Estoy comenzado este año releyendo, con más atención y criterio que en 2006 el libro de David Allen, y me he encontrado con unas lineas que quiero transcribir aquí, por que creo que sirven de primera aproximación a GTD y expresa lo que quería lograr David Allen con el diseño de este revolucionario y exitoso sistema de organización personal:

un sistema con valores y herramientas coherentes que

• funcione eficazmente en el nivel en el que se da realmente el trabajo.
• Debe incorporar los resultados del pensamiento de visión de conjunto,así como el menor de los detalles abiertos,
• administrar multiples niveles de prioridades,
• mantener el control sobre cientos de nuevas entradas diarias,
• ahorrar mucho más tiempo y esfuerzo de los necesarios para su mantenimiento
• y facilitar la resolución de las tareas.

Debe de existir una forma de aplicar GTD para cada ser humano, aún así, estudiar lo que otros hacen ayuda a buscar nuestro propio método.

La explicación a esto está en la motivación que dió origen a este blog: tomar nota de todas las ideas que leía sobre productividad personal de forma ordenada para volver a ellas cuando las necesitase. Siendo así, y dado que David Allen ya lo había leído, no cabían posts sobre GTD.

El caso es que esto puede cambiar: la cantidad de ideas intersantes sobre GTD que he visto estos días me han animado a releer Organízate con eficacia.

Se necesitan cuarenta y tres carpetas colgantes:

• 31 rotuladas del 1 al 31
• 12 rotuladas de enero a febrero

Ahora necesitamos un bastidor o un cajón para situar las carpetas. Primero se colocán las carpetas de los días (del 1 al 31) comenzando por la siguiente al día de hoy: si hoy es 21, la primera será la 22, hasta la 31. A continuación estará la carpeta mensual del mes siguiente al actual; si empezaramos hoy, la carpeta que colocaríamos detrás del 31 sería la de julio, y después, las carpetas colgantes diarias, del 1 a la 21 y, por último, las carpetas mensuales de agosto, a junio.

Ahora, a medida que llegen a nuestra mesa documentos que necesitaremos un día concreto (por ejemplo el 29 de junio, 0 el 8 de agosto), lo meteremos en la carpeta correspondiente (la número 29 o la del mes agosto). Es obvio que resulta imprescindible revisar este sistema a diario, y a principios de mes, distribuir todo el contenido de la carpeta mensual en las carpetas diarias.

Esta versión concreta del archivo de seguimiento está tomada de David Allen, que la decribe en Organízate con eficacia.