No es posible que tengas bajo control una lista de 500 cosas, debes de hacer como los procesadores: tener un buffer de tamaño limitado.

Enseguida comprendí la idea, y me pareció brillante, de esas que te hacen exclamar ¿cómo no lo había pensado antes?. Si hubiera tenido este concepto claro desde el principio de la implantación de GTD, me habría evitado algún disgusto.

En informática, un buffer de datos es una ubicación de la memoria reservada para el almacenamiento temporal de información mientras está esperando ser procesada. En un sistema de organización personal, podríamos llamar buffer al listado de próximas acciones que están esperando a ser completadas,  y debería tener un tamaño limitado.

Voy a intentar trabajar con un buffer limitado de 500 acciones pendientes, que distribuiré del siguiente modo:

1. 150 acciones “Do ASAP”, para hacer cuanto antes (ASAP, As Soon As Posible)
2. 150 acciones en estado “Inactivo”, deben hacerse, pero no por ahora
3. 200 acciones delegadas, o encomendadas a otras personas

Como no quiero que se me escape nada importante, espero que esta limitación que me acabo de imponer me sirva de aliciente para:

• Ser muy selectivo con lo que añado a la lista de acciones pendientes
• Hacer, hacer y completar acciones de la lista.

1. Repasar mis proyectos, estableciendo para todos y cada uno de ellos un “propósito”, una “visión” y un nivel de prioridad. Para establecer el propósito respondo a la pregunta ¿qué me mueve a acometer este proyecto?, ¿qué es lo que en realidad quiero conseguir?. La visión la determino pensando en cosas concretas que me traerá el proyecto acabado. Para la prioridad, he usado una escala de cuatro niveles:
1. Imprescindible, catástrofe irremediable si no lo hago
2. Necesario, graves consecuencias si no se lleva a cabo
3. Aconsejable, es mejor hacerlo
4. Da igual
2. Vaciar las bandejas de entrada. Todos los correos electrónicos procesados, y la bandeja de entrada física totalmente vacía me ayudaron realmente a recuperar la sensación de control. Creo que uno de los errores más grandes que cometí en lo que a GTD se refiere, es dejar acumular elementos en la bandeja de entrada física o electrónica, pasando semanas enteras sin vaciarla.
3. Asegurarme de que todos mis proyectos tienen, al menos, una acción pendiente. Para aquellos que no la tenían, dos alternativas: o establecerla, o pasarlos a “Algún día tal vez”.

En realidad, esto no es más que un buen repaso semanal. Ahora me queda pendiente:

1. Revisar todas las próximas acciones, para asegurarme de que cada una tiene establecido contexto y prioridad
2. Clasificar el material de consulta, tanto el de papel como el digital, que ahora son masas informes
3. Purgar los archivos de proyectos, para eliminar carpetas y directorios que se refieren a proyectos cerrados

Analizo los puntos fuertes  y el potencial de cada uno de los miembros de mi equipo, y también tengo en cuenta sus intereses personales y sus objetivos. Discuto estos temas con cada uno de ellos y trato de repartir el trabajo en función de las conclusiones. Yo delego.

Todo cambia cuando James aprende y aplica los principios de un delegación eficaz, resumidos en 6 pasos.

1. Prepararse con antelación. Antes de delegar una tarea, debemos reflexionar sobre ella, y en especial, sobre cual es el resultado final que esperamos obtener cuando esté finalizada.
2. Definir claramente y explicar cada tarea. Hay que se explícito, y asegurarse de que la otra persona comprende lo que se le dice, pidiéndole que repita lo que entendió.
3. Determinar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea, y comunicarlos, como un aspecto más de la tarea delegada.
4. Definir los niveles de autoridad que el delegado puede emplear en su tarea. Podemos distinguir tres niveles de autoridad, y hay que determinar cual de ellos es el que se atribuye a la persona que se delega la tarea, estos tres niveles son:
• Autoridad para hacer recomendaciones. Esta se confiere cuando lo que se espera que haga quien recibe la delegación es darnos sus impresiones para que nosotros tomemos una decisión.
• Autoridad para informar y poner en marcha. El que recibe la delegación, nos informa antes de emprender ninguna acción, así pueden detectarse problemas potenciales.
• Autoridad para actuar. Se confiere toda la autoridad para actuar en relación con el proyecto.
5. Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Para confirmar que todo marcha en la dirección correcta, y con más frecuencia al principio, para espaciarlas luego.
6. Convocar una sesión de revisión, para comprobar tres cosas:lo que ha ido bien, lo que se puede mejorar, y lo que hemos aprendido, escuchando las impresiones del que recibió la delegación, y dando también las del que delegó.

• 481 tareas pendientes identificadas, después de “purgarlas” intensivamente descartando en torno al 10%
• 98 proyectos, 25 de ellos en vía muerta (sin acciones pendientes identificadas)
• 35 correos en la bandeja de entrada sin procesar
• una bandeja física rebosando de documentación pendiente de procesar
• un par de días con la sensación de no saber que hacer, y dedicándome a tareas de poco valor, notándome “sobrepasado” por lo pendiente.

Por ese principio en el que creo firmemente de que, no hay mal que por bien no venga, trataré de aprender algo sobre este colapso anti productivo en el que estoy.

Es probable que no sea capaz de identificar los errores cometidos , pero si es seguro que algunos de ellos son estos:

• Repaso semanal incompleto y discontinuado: he dejado pasar más de un viernes sin hacer un repaso semanal, y los que he hecho, no estaban bien, ahora creo que los requisitos que debo exigirles a mis repasos semanales son:
• que queden vacías todas las bandejas de entrada
• que no quede ni un solo proyecto sin una próxima acción identificada
• ineludibles, ni un solo viernes puede quedar sin repaso semanal
• Material de consulta desorganizado: en mi despacho, una gran superficie plana, sobre dos archivadores, acumula montones de revistas y documentos que no forman parte de los proyectos, pero que consideré interesante guardar. La apariencia de desorden y caos, y la dificultad de encontrar cualquier documento relevante son una complicación añadida.
• Acciones pendientes mal documentadas: he estado revisando el thinking rock con espíritu crítico, y he visto que, en general, las próximas acciones están mal documentadas, muchas veces no indican la prioridad, o el contexto, y utilizo una próxima acción para recopilar “pensamientos”, o proyectos (en la descripción de la acción voy anotando las acciones hechas y pendientes). Esto hace inservible la lista de acciones: no puedo filtrarlas por contexto, por que, con las prisas de tomar nota no lo he anotado, y aparecen entremezcladas, “cosas”, que no son acciones
• Ausencia en general de disciplina aplicando GTD: carpetas de proyectos finalizados mezcladas con proyectos en curso, acciones finalizadas que figuran en la listas como pendientes, correo de hace semana que se queda en la bandeja de entrada de correo electrónico como recordatorio, en lugar de ser encuadrado como acción o proyecto, etc.

Pienso dedicar estos días de vacaciones a releer a Allen, volver a centrarme en los principios y el significado de la metodología GTD, y veremos que se me ocurre para volver a “la zona” y recuperar las riendas de mi sistema.

Pero a lo que vamos.

Por seguir con la serie de principios de eficacia personal, de Brian Tracy, voy a resumir en este post esta sencilla técnica de priorización de tareas pendientes. Para aplicarla, basta tomar un papel al final de la jornada, y hacer una lista de las tareas a acometer al día siguiente (o al comienzo del día, antes de empezar a trabajar). Con la lista elaborada, escribimos una A, B, C, D o E delante de cada tarea:

• A. Tareas muy importantes, deben hacerse, en caso de no llevarse a cabo las consecuencias serán graves. Yo las llamaba Imprescindibles.
• B. Tareas que hay que hacer, pero las consecuencias en caso de abandono serán solo leves: alguien tendrá un inconveniente o se molestará. Podrían llamarse Necesarias.
• C. Algo que sería agradable hacer, pero dejarla pendiente no traerá consecuencias. Esta clase de tareas no tienen efectos sobre nuestro trabajo. Estas son las Aconsejables.
• D. Tareas delegables.
• E. Se pueden eliminar sin que importe lo más mínimo. Prescindibles.

Si tenemos varias A (que es lo que va a suceder, me temo), debemos repasarlas para priorizarlas, para tener tareas A1, A2, A3, etc. Al ponernos a trabajar con una lista de tareas así clasificada, debemos concentrarnos en la A1, y luego en la A2 y no empezar ninguna tarea B, hasta que no hayamos terminado todas las A. Según Tracy, empezar el día acabando tareas importantes y valiosas nos servirá de motivación para entregarnos al trabajo.

¿Cómo puede predecirse en los Estados Unidos de América (y me temo que en cualquier parte del mundo) la ascensión social y económica?, ¿cómo saber con antelación si un individuo tendrá éxito en la vida y en el trabajo? Ni los antecedentes familiares, ni la educación recibida, ni la raza o el grupo étnico, ni las relaciones con que cuente… Lo determinante para saber si estamos ante un “caballo ganador”, según Edward Banfield, de la Universidad de Hadvard es la perspectiva a largo plazo. Esta idea nos lleva a la primera de las dos reglas que formula Brian Tracy para explicar la importancia de estudiar las consecuencias:

Primera regla: El pensamiento a largo plazo mejora las decisiones a largo plazo

O ascender a la montaña con un ojo puesto en el camino, y otro en la cumbre. Tener claro lo que queremos para nosotros y nuestro trabajo dentro de cinco, diez o veinte años, y analizar nuestras conductas de hoy pensando si son o no coherentes con ese futuro deseado hace más fácil adoptar buenas decisiones sobre lo que hacer a corto plazo.  Si una tarea pendiente tiene una consecuencia potencial a largo plazo es importante, si no, no lo es.

Segunda regla: el futuro decide las influencias y suele determinar las acciones actuales

Partiendo de la base de que tenemos un visión clara de nuestro futuro, tenemos dos alternativas:

1. Retrasar la gratificación, y hacer sacrificios en el corto plazo para disfrutar de recompensas en el largo plazo (ahorrar, estudiar, madrugar, hacer deporte, hacer dieta…)
2. Anteponer el placer a corto plazo y la gratificación inmediata y sacrificar así el largo plazo

En palabras de Dennis Waitley:

Los perdedores hacen lo que alivia tensiones mientras los ganadores hacen lo que logra objetivos

Si en nuestra lista de acciones pendientes tenemos una con grandes consecuencias positivas potenciales, hemos de empezar de inmediato con ella, igualmente, si alguna puede tener amplias consecuencias potenciales negativas si no lo hacemos ya.

Empezar y completar las tareas pendientes que aportarán una mayor diferencia positiva para nosotros es un hábito que, si no tenemos, debemos adquirir. Hagamos lo que hagamos, el tiempo va a seguir fluyendo de forma ininterrumpida, la pregunta es ¿qué uso vas a hacer de él y a donde te llevará al cabo de los meses y años?

Desde el 5 de agosto de este año, está disponible la traducción al español para el software de GTD que utilizo a diario: Thinking Rock.

La traducción es gratuíta, y para activarla, lo primero es seleccionar Spanish en Tools/Options/Miscellaneus/Language. Después hay que seguir los siguientes pasos: Click en el punto de menú Tools, selección de “Available Plugins” y seleccionar “TR L10N – Spanish (Spain)”, luego click en “instalar y ya tendremos en nuestro TR con palabras como:

• Recopilar
• Procesar
• Revisar
• Contextos
• Criterios
• Acciones
• Proyectos
• Planificada
• Delegada
• Tema (por topic)
• …

Espero que esta traducción anime a muchos hispano hablantes a hacer uso de este software, que tantas alegrías me está dando. La traducción hay que agradecérsela a Miguel Angel Romero Arcas.

En el despacho he colocado tres bandejas de plástico apiladas. La de arriba está etiquetada como “Bandeja de Entrada”, la del medio como “Do ASAP” y la de más abajo como “Delegar”. Tengo siempre a mano dos pilas de carpetas tamaño A4 de cartón y de plástico transparente y me hice con una etiquetadora, así como con un taco de papel de notas de 10 x 10 centímetros y otro de postits. He librado un cajón grande para colocar carpetas de proyectos organizadas alfabeticamente, y he reservado un directorio en la memoria USB en el que llevo a todos lados el archivo del Thinking Rock, en el que creo subcarpetas para archivar documentos en soporte informático.

Como instrumento de recopilación fuera de la oficina utilizo un cuaderno y fichas de cartulina, en la oficina tengo la bandeja de entrada física y la del correo electrónico.No utilizo por ahora el “Collect Thougths” del Thinking Rock como elemento de recopilación, las pantallas en las que más me muevo son las de revisar proyectos y revisar acciones. La información que se puede recopilar en Thinking Rock por proyecto ayuda a tenerlo planificado según el modelo de planificación natural de David Allen (propósito vision, brainstorming, organización y un adicional y practiquísimo apartado para notas). Cada proyecto puede asociarse a un tema o tópico y yo así lo hago. Según mi punto de vista aquí falta el poder aplicar filtros por tópico, así como un buscador y un contador de proyectos abiertos.

En cuanto a las acciones en Thinking Rock, tenemos un apartado para señalar cual sería el éxito en esa acción y clasificaciones por contexto, tópico, tiempo, energía y prioridad (sólo utilizo contexto y tópico). La pantalla de filtrado de acciones permite obtener rapidamente un listado de, por ejemplo, documentos a redactar (un  contexto que he definido) del ámbito profesional (en base a una selección multiple de tópicos), o un listado de llamadas telefonicas a realizar de caracter personal. Las anotaciones realizadas en este programa se exportan automaticamente a un calendario de google, y de allí se sincronizan con Outlook.

Me siento más productivo con GTD, aunque me queda mucho por mejorar en su implementación, y tengo una sensación muy curiosa: creo que estoy complentando más acciones que nunca, al mismo tiempo, me parece que son también más que nunca las acciones pendientes acumuladas.En este preciso momento contabilizo 296 próximas acciones pendientes, de las cuales 113 están delegadas. Las realizadas hasta la fecha son 196.

Tengo la impresión de que, de todos los libros que hay sobre la materia, el que más eco ha tenido en internet en general, y en la blogosfera en particular es este; basta buscar las siglas GTD, de Getting Things Done (título original), para encontrar blogs relacionados, y algunos muy relevantes. Sin embargo no ha sido así en este blog; la idea de empezarlo la tuve justo después de terminar de leer el libro, y casi todas las entradas son fruto de otras lecturas, con lo que su influencia expresa aquí (hasta ahora) es mínima.

Estoy comenzado este año releyendo, con más atención y criterio que en 2006 el libro de David Allen, y me he encontrado con unas lineas que quiero transcribir aquí, por que creo que sirven de primera aproximación a GTD y expresa lo que quería lograr David Allen con el diseño de este revolucionario y exitoso sistema de organización personal:

un sistema con valores y herramientas coherentes que

• funcione eficazmente en el nivel en el que se da realmente el trabajo.
• Debe incorporar los resultados del pensamiento de visión de conjunto,así como el menor de los detalles abiertos,
• administrar multiples niveles de prioridades,
• mantener el control sobre cientos de nuevas entradas diarias,
• ahorrar mucho más tiempo y esfuerzo de los necesarios para su mantenimiento
• y facilitar la resolución de las tareas.

• Los trabajadores con jefes dotados de inteligencia emocional son más efectivos, más productivos y gozan de mejor salud que los que tienen jefes mediocres
• Los jefes mediocres pueden provocar, además de estreés, mayor riesgo de que sus empleados padezcan hipertensión o un infarto
• Los líderes en las empresas y su inteligencia emocional tienen un gran impacto en la productividad y la satisfacción de sus empleados, así como en la retención de estos en la organización
• Los grupos de trabajo mal gestionados son, de media, un 51% menos productivos y un 44% menos rentables que los bien dirigidos
• El estrés se debe de evaluar individualmente: la percepción de las situaciones estresantes es diferente en los individuos
• De los factores que inciden en la capacidad de liderazgo, solo un tercio depende de la genética
• La hormona llamada “oxitocina”, abundante en mujeres con hijos, fomenta la participación, sociabilidad y trabajo en equipo.

Para saber más sobre esta conferencia y Kenneth Nowack:

• En terra
• En Expansión y Empleo
• En Inteligencia Emocional en la Empresa

• Apocalipsis. Consiste en inventar para nosotros mismos una historia catastrófica exagerada sobre un tema que nos preocupe, empleando para ello grandes dosis de humor. Algo tan simple como esto puede ser muy beneficioso para nuestro bienestar psicológico, aliviando a nuestra mente de preocupaciones y liberándonos de tensiones.
• Contar hasta diez. Este ejercicio es bien conocido por todos, y trata de evitar que en una situación conflictiva nos dominen las emociones, haciéndonos perder la perspectiva y dar una respuesta inadecuada. Entreteniéndonos en contar hasta diez conseguiremos que nuestras emociones se calmen antes de emitir una respuesta, que seguro será más adecuada a la situación.
• Viaje hacia adentro. Combina la relajación, el control de la respiración y la evocación de imágenes mentales para combatir el estrés. El procedimiento a seguir es el que se describe a continuación:
  1. Cerrar los ojos y centrarse en la situación que causa el estrés
  2. Mientras imaginanos la situación estresante repetimos mentalmente “Mi menta está despierta, mi cuerpo relajado. Este asunto no me afecta”.
  3. Nos sonreímos a nosotros mismos
  4. Contamos hasta tres mientras expiramos, imaginando que el aire entra en nuestro cuerpo a través de los pies.
  5. Volvemos a contar hasta tres mientras expiramos, imaginando qu el aire hace el camino inmerso saliendo por los pies. Notamos la relajación en todo nuestro cuerpo.
  6. Abrimos los ojos y volvemos con energía renovada al trabajo

• Búsqueda de gratitud. Al aceptar hacer el trabajo que corresponde a otros sacar adelante nos estamos ganando su gratitud y aceptación: por conseguir caer bien entre los compañeros, o impresionar al jefe, podemos acabar acumulando muchas más tareas pendientes de las que somos capaces de asumir. Antes de hacerlo conviene pensar que no finalizar nuestras tareas o hacerlo descuidada y apresuradamente por falta de tiempo, genera desaprobación casi inmediatamente
• Culpabilidad. Cuando un compañero nos pide ayuda, o se nos solicita colaborar en un proyecto importante y nos encontramos realmente faltos de tiempo, pueden asaltarnos sentimientos de culpabilidad ante la idea de tener que decir: no; sin embargo, debemos de dominar esos sentimientos pensando en que no es razonable tratar de hacer todo lo que se nos pida.
• Miedo a ser prescindible. Quizás, aunque sea de un modo subconsciente, estemos asumiendo tareas por encima de nuestras responsabilidades porque pensamos que si bajamos el ritmo, la organización puede llegar a la conclusión de que no somos necesarios.Lla mejor forma de hacerse imprescindible es realizar nuestro trabajo a conciencia y excelentemente.
• Sentimiento de indispensabilidad. Si nos creemos eso de que es mejor hacerlo que mandarlo a lo mejor estamos haciendo más de lo que podemos en la creencia de que somos indispensables y nadie puede hacer el trabajo tan bien como nosotros. El síntoma inequivoco de esto es preferir incumplir un plazo de entrega a delegar una tarea. Hay que darse cuenta de que es mejor delegar (correcta y eficazmente) que producir un trabajo de baja calidad debido al exceso de trabajo.

El modelo de planificación propuesto es fácil de explicar y de aplicar, y se basa en las listas, para empezar desde ya a planificar:

1. En un papel, bloc de notas, o documento electronico, elaborar una lista de todo lo que tenemos pendiente de hacer, todos nuestros proyectos importantes para el futuro, este será el listado maestro, y necesitamos poder volver a él para anotar nuevas cosas que vayan surgiendo, e ir tachando las que vayamos rematando. Esta super lista, en la que cabe cualquier cosa que se nos ocurra, alimetará el resto de nuestros listados
2. Al final de cada mes, repasaremos nuestro listado maestro, y elaboraremos un listado mensual, en el que figuren aquellas tareas o proyectos que acabaremos en el mes próximo.
3. El último día laborable de cada semana, viernes o sábado, debemos preparar nuestro listado semanal, donde planificaremos la semana que va a entrar, según Brian Tracy, este listado semanal está en construcción constante, y debe ser modificado a medida que avanza la semana.
4. En el listado diario, que se elabora al final de la jornada de trabajo, se hacen constar todas las actividades concretas que vamos a realizar al día siguiente

Anima mucho realizar todo este proceso, tener nuestra primera lista diaria, e ir tachando taresa en ella (yo lo hago en outlook, usando el tipo de letra para tachar lo que acabo. Cada elemento de la lista que tacho, me proporciona un pequeño impulso para seguir avanzando en la lista.

Debe de existir una forma de aplicar GTD para cada ser humano, aún así, estudiar lo que otros hacen ayuda a buscar nuestro propio método.

La explicación a esto está en la motivación que dió origen a este blog: tomar nota de todas las ideas que leía sobre productividad personal de forma ordenada para volver a ellas cuando las necesitase. Siendo así, y dado que David Allen ya lo había leído, no cabían posts sobre GTD.

El caso es que esto puede cambiar: la cantidad de ideas intersantes sobre GTD que he visto estos días me han animado a releer Organízate con eficacia.

Revisando mi colección de revistas de Emprendedores (vengo comprándola desde el primer número), me encontré, en el número 24 (septiembre de 1999) un interesante resumen de ideas de varios autores (Bensabat, Lazarus y Folkman, Lambert), en cinco puntos:

1. Desconectar. Establecer con claridad un tiempo para trabajar y otro para vivir, buscando en ese tiempo de vida actividades estimulantes que nos ayuden a desconectar. Un comercial que conozco me refirió en una ocasión un consejo recibido por su primer jefe en este sentido: la hora de salir del trabajo es intocable, es como si hubieras quedado con otro cliente.
2. Por escrito. Cuentan de Felipe II que exigía que le entregasen todo por escrito, es un método con innumerables ventajas: más rigor, más exactitud, más extensión y menos divagaciones, además, el destinario puede demorar su lectura hasta contar con el tiempo suficiente para prestarle al asunto la atención que requiere. Sobre Felipe II tenemos la ventaja del correo electrónico, que facilita mucho el cumplimiento de esta norma.
3. Afronta los asuntos. En lugar de amontonar asuntos pendientes, es mucho más práctico comenzar a trabajar en ellos de inmediato, dividiéndolos en varias partes si fuera necesario.
4. Los pequeños detalles. Se trata de conseguir un lugar de trabajo confortables, danto importancia a detalles como el color de la pintura, los adornos, etc.
5. Cada cosa a su tiempo. Para obtener máximo rendimiento hay que trabajar muy concentrado, en un perfecto estado, esto no se puede conseguir si estamos agotados por el exceso de horas de actividad. Teniendo esto en cuenta, es necesario reservar tiempo para relajarse y tomarse un respiro, una buena proporción son cuatro minutos de descanso cada hora de trabajo.

1. Trabajo a desempeñar.
2. Resultado a conseguir.
3. Tiempo disponible.
4. Riesgo.

De este modo, para analizar un grupo de tareas, podemos hacer una tabla, con cinco columnas, la primera de las cuales se llamaría “tarea”, y las otras cuatro llevarían el nombre de estos componentes. A partir de ahí, dedicariamos una fila a cada tarea.

• Cronos: tiempo que puede ser medido y planificado
• Kairos: sentido de la oportunidad, del uso del momento preciso

Hay que leerlo.

Es un libro breve, de 124 páginas, y contiene 21 estrategias prácticas y de aplicación inmediata para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional. El estilo es claro, conciso y ameno, y las estrategias sorprenden por su sencillez y obviedad. El título proviene de un simil: comparar la tarea menos apetecible que tengamos pendiente con un enorme y feo sapo que debemos tragarnos. Según el autor, si tenemos un gran sapo para tragar, no servirá de nada mirarlo durante horas diciendo, ¡qué feo es!, si no que debemos tragarnoslo de inmediato a primera hora de la mañana, para quedarnos con la satisfacción de que ya no tendremos que hacer nada peor en ese día.

Está publicado en Empresa Activa por Ediciones Urano.

Se necesitan cuarenta y tres carpetas colgantes:

• 31 rotuladas del 1 al 31
• 12 rotuladas de enero a febrero

Ahora necesitamos un bastidor o un cajón para situar las carpetas. Primero se colocán las carpetas de los días (del 1 al 31) comenzando por la siguiente al día de hoy: si hoy es 21, la primera será la 22, hasta la 31. A continuación estará la carpeta mensual del mes siguiente al actual; si empezaramos hoy, la carpeta que colocaríamos detrás del 31 sería la de julio, y después, las carpetas colgantes diarias, del 1 a la 21 y, por último, las carpetas mensuales de agosto, a junio.

Ahora, a medida que llegen a nuestra mesa documentos que necesitaremos un día concreto (por ejemplo el 29 de junio, 0 el 8 de agosto), lo meteremos en la carpeta correspondiente (la número 29 o la del mes agosto). Es obvio que resulta imprescindible revisar este sistema a diario, y a principios de mes, distribuir todo el contenido de la carpeta mensual en las carpetas diarias.

Esta versión concreta del archivo de seguimiento está tomada de David Allen, que la decribe en Organízate con eficacia.