Productividad personal » Comunicación

¿Qué nos hace decir SÍ cuando deberíamos decir NO?

Estevo Raposo — Thu, 01 Nov 2007 21:57:58 +0000

En ocasiones nos comprometemos a realizar tareas, aún sabiendo de antemano que tenemos poco tiempo para ellas y que es probable que no logremos completarlas. El resultado es una sobrecarga de trabajo que redunda en perjuicio de nuestra productividad. Los motivos para hacer esto (decír que sí cuando deberíamos decir que no a aceptar tareas) pueden ser:

Búsqueda de gratitud. Al aceptar hacer el trabajo que corresponde a otros sacar adelante nos estamos ganando su gratitud y aceptación: por conseguir caer bien entre los compañeros, o impresionar al jefe, podemos acabar acumulando muchas más tareas pendientes de las que somos capaces de asumir. Antes de hacerlo conviene pensar que no finalizar nuestras tareas o hacerlo descuidada y apresuradamente por falta de tiempo, genera desaprobación casi inmediatamente
Culpabilidad. Cuando un compañero nos pide ayuda, o se nos solicita colaborar en un proyecto importante y nos encontramos realmente faltos de tiempo, pueden asaltarnos sentimientos de culpabilidad ante la idea de tener que decir: no; sin embargo, debemos de dominar esos sentimientos pensando en que no es razonable tratar de hacer todo lo que se nos pida.
Miedo a ser prescindible. Quizás, aunque sea de un modo subconsciente, estemos asumiendo tareas por encima de nuestras responsabilidades porque pensamos que si bajamos el ritmo, la organización puede llegar a la conclusión de que no somos necesarios.Lla mejor forma de hacerse imprescindible es realizar nuestro trabajo a conciencia y excelentemente.
Sentimiento de indispensabilidad. Si nos creemos eso de que es mejor hacerlo que mandarlo a lo mejor estamos haciendo más de lo que podemos en la creencia de que somos indispensables y nadie puede hacer el trabajo tan bien como nosotros. El síntoma inequivoco de esto es preferir incumplir un plazo de entrega a delegar una tarea. Hay que darse cuenta de que es mejor delegar (correcta y eficazmente) que producir un trabajo de baja calidad debido al exceso de trabajo.

La cortesía aplicada al correo electrónico

Estevo Raposo — Thu, 29 Jun 2006 17:31:07 +0000

Se trata en esta cuestión, más que de mejorar nuestra propia productividad, de no interferir en la de los demás.
Todos los que tenemos al menos una cuenta de correo electrónico nos vemos invadidos por un número ingente de mensajes, no todos importantes ni imprescindibles. Además de sufridos destinatarios de mensajes de correo electrónico prescindibles, con las bandejas de entrada a rebosar, también somos remitentes de muchos mensajes, por eso, podemos tener un gesto de bondad hacia nuestros compañeros, y considerar estos seis puntos sugeridos por Stephanie Winston antes de pulsar el botón enviar:

¿Puedo retener esta información para una reunión u otro momento conveniente?
¿Se puede resumir?
¿Se puede incluir en un informe más amplio?
¿Es necesario realmente darlo a conocer?
¿Cuántas personas quieren o necesitan realmente recibir una copia?
Si nuestro mensaje forma parte de una larga serie, sería muy considerado empezar con una recapitulación de dos o res frases, para evitar al destinatario la pesadez de leer los correos anteriores.

De mi cosecha personal, cuando sea un correo largo y que aborde varios temas, conviene distribuirlo en párrafos y titular cada uno con una frase en negrita, facilita mucho la lectura y comprensión.

Entrevista interrumpida por una llamada telefónica

Estevo Raposo — Sun, 18 Jun 2006 17:47:51 +0000

Es frecuente encontrarnos en medio de una conversación y que suene el teléfono, y por no elegir con decisión a uno de los dos interlocutores (al remoto o al presencial) acabaremos descontentando a los dos. La persona que estaba con nosotros, mirará para otro lado, intentando no escuchar para no parecer indiscreto; el que acaba de llamar tan inoportunamente, se encontrará con un interlocutor que está deseando colgar, y que da respuestas evasivas.

Para evitar tan desagradable situación, es recomendable silenciar el móvil durante cualquier reunión, y devolver luego las llamadas perdidas, y si esto no nos resulta posible, o lo que suena es un fijo, debemos optar por lo que más nos convenga:

atender la llamada y dar por finalizada la reunión o aplazarla (disculpame, tengo que atender esta llamada, ya seguiremos hablando, hasta luego).
continuar la reunión, pedirle a quien está con nosotros disculpas por treinta segundos, y explicarle en ese tiempo al interlocutor telefonico que estamos reunidos y que le devolveremos la llamada en cuanto terminemos (por supuesto, es imprescindible cumplir este compromiso y devolverla efectivamente)